Como escolher um software de Gestão de Contratos
No momento atual, em que as empresas buscam maior produtividade e menor custo, gerenciar contratos de forma eficaz impacta diretamente no resultado da empresa. Neste contexto, o uso de software como ferramenta que automatiza as atividades e dá agilidade ao processo de gestão de contratos se faz fundamental.
Existem no mercado diversos sistemas de gestão de contratos: desde os mais simples, passando pelas soluções generalistas, até os sistemas especialistas e os customizáveis. Então como selecionar um software que seja aderente ao processo de gestão e necessidades de sua empresa? Quais os requisitos que precisa atender? Enumeramos abaixo alguns pontos importantes.
Gestão virtual dos documentos
Não há dúvida de que o software de gestão de contratos deve registrar o documento formal com suas assinaturas, mas também deve registrar as minutas e as demais documentações envolvidas no processo, bem como as várias versões de cada documento e aditivos.
Com a digitalização dos documentos, tem-se rastreabilidade do histórico da negociação e uma gestão eletrônica de documentos (GED) que permite rapidez e agilidade no acesso aos contratos em qualquer local da empresa, evitando buscas físicas e extravio de documentos legais, que podem ficar em local seguro e centralizado.
Alguns softwares de gestão de contratos possibilitam criar campos configuráveis pelo usuário para armazenar características personalizadas dos Contratos. Este recurso agrega um conjunto de informações bem maior à vista, evitando a busca de dados no documento.
Calendário de Eventos e Alertas
O sistema deve prover o controle de eventos do contrato, gerando um calendário contratual, tanto com eventos operacionais como datas de entrega, compromissos e renovação, quanto com eventos financeiros como recebimentos de clientes, pagamento a fornecedores e certidões exigidas ciclicamente.
É importante também que o software tenha um serviço de mensageria deste calendário, de forma a enviar notificação de aviso e alertas dos compromissos aos gestores do contrato. Notificações de renovação e fim de contrato devem ser avisadas com antecedência, que deve ser configurável, para possibilitar negociações.
Com esta ação proativa do software evita-se perda de prazos ou esquecimentos de compromissos e consequentemente riscos e perdas financeiras.
Modelo de Contratos
Para garantir a padronização, mitigando riscos de esquecimentos, o software de gestão de contratos deve disponibilizar uma library de modelos de documentos de contrato, minuta e propostas para diferentes tipos de contrato. Com este recurso, a elaboração de contratos parte de uma base padronizada e requer apenas registro de cláusulas e partes específicas, sendo as demais obtidas do modelo e, portanto utilizando textos já validados e revisados, que não devem ser dúbios e nem conterem erros ou esquecimentos.
Multi moeda
Outro recurso importante no software de gestão de contratos é o registro dos índices utilizados para calcular as correções previstas nos contratos, de forma automática, por ocasião do evento de reajuste. Assim evitam-se riscos de cálculos extra-sistema ou perdas de prazos de correção.
Integração ao ERP
O sistema de gestão de contratos deve estar integrado ao software de ERP programando as parcelas de pagamentos e recebimentos no financeiro e recebendo o status das mesmas para gerenciamento do contrato. Tanto dos valores fixos, quanto dos valores variáveis decorrentes de medições.
Workflow
O software de gestão de contratos deve prover rotinas de workflow configuráveis para acompanhamento automatizado do ciclo de vida do contrato e registro de aprovações e autorizações digitais. Desta forma é possível padronizar os processos da gestão de contratos e evitar esquecimentos de atividades, além de agilizar o processo de comunicação do contrato na empresa.
Dashboard e consultas
Os painéis de controle configuráveis são fundamentais pois apresentam uma visão gerencial da gestão dos contratos com status de indicadores, gráficos de tendências, report de eventos em andamento e ocorrências de inconformidade. Apresentam, se necessário, a informação analítica de cada item.
O sistema também deve apresentar consultas e relatórios com diversidade de filtros e métodos de classificação que permitam extrair as informações de contratos segmentando por área ou finalidade.
Tecnologia
Considerando a exigência da vida moderna de urgência e interatividade é importante selecionar sistemas com tecnologia atualizada que permitam acesso a dispositivos móveis (celulares e tablets) e democratizem o acesso ao contrato deixando-o a disponível a qualquer momento e local. Para minimizar o investimento na aquisição da ferramenta, bem como minimizar os custos de manutenção, considere contratar softwares nas modalidades Cloud e/ou SaaS. Na SaaS não há aquisição de licenças de uso e sim a contratação de software como serviço. Já a Cloud disponibiliza o sistema na nuvem e dispensa investimentos em servidores, máquinas e preocupações de manutenções dos serviços de TI.
Qualquer que seja a modalidade que optar, assegure-se que o software possua um conjunto de regras configuráveis de forma flexível e aderente a política de acesso às informações da sua empresa, para evitar a perda de dados e manter o sigilo dos contratos quando necessário.
Fonte: Sispro Software Empresarial
