Para uma gestão contratual inteligente é fundamental que o ciclo de vida dos contratos seja compreendido e seguido com atenção. Nesse contexto, entender sobre as etapas do ciclo garante à empresa transações eficientes, que otimizam tempo e recursos – o que é essencial em negócios de sucesso. Portanto, saiba neste texto como acompanhar cada uma das cinco fases da administração.
O ciclo de vida dos contratos – fases
Considere que cada contrato envolvendo a sua empresa representa uma parte viva do seu negócio e, justamente por isso, segue um ciclo de vida.
Fase 1: Pré-contratação
Uma vez que algum dos setores da empresa identifica uma demanda determinante para realizar as suas operações, como, por exemplo, máquinas temporárias para uma linha de produção que passa por alta necessidade produtiva, inicia-se um contrato.
Na fase pré-contratual, o contratante discrimina as suas necessidades e o contratado aquilo que é capaz de entregar. É nesse momento que são estabelecidas as questões logísticas – prazos, local de entrega e custo da operação. Dessa etapa, nasce uma minuta que descreve os direitos e deveres de cada uma das partes.
A dica para acompanhar essa etapa é apontar cada uma das competências da empresa em relação ao serviço que irá contratar, pontuando com clareza as demandas que precisam ser contempladas. Isso gera a formulação de uma boa minuta nessa fase.
Fase 2: Contratação
Nessa etapa, a minuta gerada em primeiro momento é analisada e, caso haja concordância entre as partes, o contrato é formalizado oficialmente. Para acompanhar essa fase do ciclo, é fundamental que os responsáveis estejam atentos aos pontos da minuta e se o que foi pontuado contempla ou não aquilo que o contratante necessita e que o contratado é capaz de entregar.
A partir do momento em que as partes estão de acordo com as atribuições destacadas, ocorre a geração e a assinatura do documento. Nesse cenário, pensando na otimização do tempo gasto nas transações e em tornar a negociação mais eficiente, a dica é optar pela assinatura eletrônica, que é segura e cada vez mais utilizada.
Fase 3: Pré-execução
Nessa fase do ciclo começa efetivamente a gestão do contrato. É o momento em que a parte administrativa passa a cuidar, por exemplo, do armazenamento dos dados e, paralelo a isso, a parte logística se encarrega de questões como a preparação do local para receber o serviço. A dica para acompanhar com eficiência esse momento da transação é que as equipes envolvidas estejam em total conexão, já que os gestores de cada parte precisam fazer registros sobre o andamento do negócio e ter acesso aos detalhes que dizem respeito ao processo.
Outra importante parte envolvida nessa etapa é o setor financeiro, que recebe o fluxo de pagamentos e controla os prazos estabelecidos para os futuros recebimentos – repassando as informações que recebe para os gestores das outras partes.
Fase 4: Execução
Essa é a etapa de maior duração do ciclo de vida do contrato. Nesse período, tudo o que foi discriminado e oficializado na negociação passa a ser realizado. Esse é o momento em que as atividades administrativas são essenciais no que diz respeito a fazer cumprir com o que foi contratado, uma vez que por meio de vistorias regulares conseguem saber se falta ou não o cumprimento de algum ponto previsto.
Nessa fase também são realizados os pagamentos e as medições previstas.
Dica para essa etapa: atentar-se para o cronograma previsto, visto que é nesse momento que, se necessário, é possível solicitar renovações ou prorrogações.
Fase 5: Encerramento
Uma vez expirada a data de vigência do acordo sem que haja renovação, o vínculo com o objeto de contratação é finalizado e o contrato encerrado. É muito importante destacar que não é possível encerrar uma relação contratual sem que todos os pontos estabelecidos nesse documento sejam cumpridos.
Por isso, nessa última etapa, é o momento de analisar se de fato todas as demandas foram atendidas em cada uma das fases. Essa revisão é fundamental e pode se tornar um problema para a empresa que não tem uma gestão eficiente desses documentos.
Justamente por isso, a dica é que a empresa padronize a maneira como analisa cada um deles.
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Um software de gestão garante que cada etapa do ciclo será revisada de maneira correta e padronizada, reduzindo o tempo gasto nessa operação e assegurando uma análise de qualidade. Desse modo, o gerenciamento se torna mais ágil, o que implica em menos recursos sendo dispendidos. Por isso, SISPRO tem a solução ideal para a sua gestão contratual inteligente, fale conosco!
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