Se a sua empresa ainda não investe em gestão de contratos, está perdendo muito mais dinheiro do que imagina. É um fato que a tecnologia tem transformado muitos dos processos internos nas empresas, e não podia ser diferente quando estamos nos referindo à gestão de documentos.
Essa gestão pode ser uma maneira da empresa reduzir os custos com papel, por exemplo, ao ponto que melhora a eficiência dos processos desempenhados pela equipe. Mas não se resume a isso, e a tecnologia pode ser fundamental para ajudar o seu negócio a alavancar os resultados.
Mas, afinal, o que é a gestão de contratos e como implementá-la na sua empresa? Continue lendo e confira!
O que é gestão de contratos?
A gestão de contratos é um dos processos mais importantes dentro das empresas e pode estar influenciando na lucratividade do seu negócio. Não à toa, muitas empresas hoje dedicam uma boa parcela de seus esforços administrativos na melhora da gestão de documentos.
E existem bons motivos para isso. Investir em melhorias na gestão de contratos é uma oportunidade para reduzir custos e aumentar a eficiência de toda a equipe, facilitando o acesso a dados e documentos importantes.
Essa gestão consiste em definir processos e metodologias que garantam eficiência e praticidade na criação, execução e análise de acordos e documentos oficiais. Isso significa ter mais controle sobre todas as etapas de elaboração de um contrato, por exemplo, enquanto também permite que a empresa administre de forma eficiente aqueles que já estão em vigor.
Quais as boas práticas de gestão de contratos?
Algumas dicas mais conhecidas deveriam ser aplicadas por todas as empresas que querem manter uma boa administração de contratos. Uma delas é, por exemplo, ter cuidado com a redação do contrato e revisar todo o conteúdo antes do documento ser assinado pelo cliente.
No entanto, existem diversos outros passos que são ainda mais importantes e fazem toda a diferença na produtividade da empresa. Quer descobrir quais são? Confira!
Mantenha os documentos organizados
Não importa a quantidade de documentos que a sua empresa possui ou gera todos os meses: é preciso mantê-los organizados. E o ideal é que isso faça parte da rotina da empresa, como um método usado para a criação e armazenamento de todos os contratos.
Acredite, isso faz grande diferença no médio e longo prazo. Afinal, com os contratos organizados, é muito mais fácil encontrar informações necessárias, fazer o controle sobre todos os documentos e evitar a perda de dados importantes.
Além disso, a organização também ajuda a otimizar tempo de toda a equipe, já que ninguém mais precisará perder horas procurando um contrato importante.
Tenha um controle de prazos
A sua empresa costuma manter um controle dos prazos definidos pelos contratos, ou mesmo da validade deles? Caso não, está na hora de começar a fazer isso imediatamente.
Manter esse controle dos prazos definidos pode ajudar a empresa a cumprir tudo corretamente. Esse é um ponto decisivo para agradar o cliente, cumprir com definições contratuais e até mesmo para superar a concorrência.
Use um software a seu favor
A automação de processos é uma tendência que ajuda negócios de todo o mundo a crescer, mas ainda é negligenciado por muitas empresas brasileiras. O fato é que um bom software é uma ferramenta fundamental na gestão de contratos, ajudando no armazenamento, organização e monitoramento dos documentos.
Além disso, eles também podem facilitar – e muito – o controle da empresa sobre o andamento de cada contrato. É possível visualizar prazos, receber avisos sobre pagamento de projetos específicos, identificar contratos que precisam ser renovados e muitas outras funções.
Antecipe renovações
Uma das funções dos softwares é ajudar a identificar quando é necessário renovar um contrato, e a empresa precisa dedicar uma atenção especial neste ponto. Estar ciente dos prazos de renovação é fundamental, e pode ajudar a empresa a passar por todo esse processo de forma muito mais estratégica e eficiente.
O ideal é que a empresa se planeje semanas antes, trabalhando na elaboração de um novo contrato. Esse também pode ser um período em que a equipe entra em contato com o cliente e dialoga as características do novo contrato.
Uma coisa é fato: a renovação contratual deve fazer parte da rotina do negócio, e é tão importante quanto a elaboração do contrato para um novo cliente.
Como implementar em sua empresa?
Que a gestão de contratos é fundamental, você já entendeu. Porém, agora que decidiu que vai aplicar essa gestão em seu negócio, qual o próximo passo?
Não existe um segredo sobre como implementar a gestão de documentos em uma empresa, mas alguns pontos podem fazer diferença no processo. Primeiro, é importante entender exatamente o contexto em que a empresa está inserida, identificando o estágio da gestão de contratos e os pontos que precisam ser melhorados.
Nos próximos passos, é importante investir em integração de informação, garantindo muito mais organização e facilidade de acesso a todos os documentos. Essa e outras dicas você pode conferir neste outro artigo nosso, com os passos mais importantes para começar uma gestão de contratos eficiente!
