Dentre toda a complexidade que acompanha o mundo empresarial, a gestão de contratos está entre uma das tarefas que requer máxima eficiência e precisão, uma vez que é por este trabalho que todos os acordos da empresa são legitimados. Assim, o cumprimento de prazos contratuais é essencial para manter a confiança entre as partes e garantir uma relação sólida com os clientes.
Contudo, quando a organização gerencia muitos contratos recorrentes, os gestores enfrentam desafios para acompanhar as datas dos contratos, o que coloca a empresa em riscos de multas e perdas financeiras significativas.
É nesse contexto que o Alerta de Prazos Automatizado surge como uma ferramenta poderosa, capaz de transformar o trabalho da gestão de contratos.
Por isso, nesse blog post você encontra tudo o que precisa saber sobre a ferramenta revolucionou a rotina do setor de contratos de milhares de empresas pelo Brasil.
Alerta de Prazos – a solução para uma gestão eficiente
A inovação trazida pelo Alerta de Prazos se deve à sua grande eficácia para atender às demandas programadas e, também, à simplicidade de operação. O recurso funciona de modo totalmente automatizado, garantindo que nenhum evento contratual se perca, e é uma funcionalidade integrada ao Sispro Gestão de Contratos.
Nessa logica, a ferramenta elimina a necessidade de acompanhamento manual de prazos e garante que os gestores sejam sempre avisados quando datas de vencimento, renovação e de outros eventos importantes estiverem próximas.
Veja 4 modos de acompanhar prazos com o Alerta
1.Via e-mails previamente configurados
Os gestores podem definir com quantos dias de antecedência desejam ser avisados, via e-mail de eventos importantes do contrato. É possível, por exemplo, receber avisos sobre eventos de vigência, reajustes e prazos de renovação.
No software, ainda é possível escolher quantas vezes, após o primeiro aviso, o gestor deseja ser relembrado sobre o prazo daquele contrato.
Outro aviso muito importante que pode ser configurado no software e recebido diretamente pelo e-mail é o prazo de reajuste de preço. Assim, a empresa consegue acompanhar com bastante facilidade quais são os seus vínculos que estão prestes a passar por reformulações.
2. Via menu completo
Selecionando os contratos por situação, os alertas de prazos podem ser acompanhados diretamente pelo menu do Gestão de Contratos. Assim, o gestor escolhe na barra superior qual situação contratual deseja conferir e acompanhar por data e característica. Veja na imagem:
3. Via Dashboard interativo
O Dashboard é um gráfico onde os gestores podem acompanhar os prazos dos seus contratos de forma simples e integrada. A partir dessa ferramenta, é possível ver quais documentos estão vencidos ou a vencer, podendo, ainda, interagir com o gráfico e visualizar se há eventos pendentes nestes vínculos.
O gráfico é um excelente aliado para gestores que antes de partir para os alertas refinados via e-mail, desejam ter uma visão ampla da quantidade de contratos que passarão por algum evento importante em 15, 30 ou mais dias.
4. Via listas dinâmicas
Também é possível exportar do software para o Excel uma lista completa com tudo o que o gestor deseja visualizar sobre as suas operações contratuais. Essa ferramenta elimina erros nas planilhas para aqueles que, além do software, optam por controlar eventos também no Excel.
Diante dessas possibilidades, no Sispro Gestão de Contratos os colaboradores ficam livres da preocupação com a perda e focam no que realmente importa: o cumprimento das demandas e a preservação de relações comerciais consistentes.
Benefícios que colocam o seu negócio no topo
A partir das relações comerciais sólidas, aumentam os índices de retenção de clientes, o que impacta diretamente no sucesso empresarial do seu negócio. Assim, o acompanhamento de prazos contratuais 100% automatizado impulsiona os seus resultados da seguinte forma:
Reduz os riscos financeiros
Ao eliminar as chances de multas por perdas de prazos importantes, você protege o caixa da sua empresa e evita prejuízos com gastos desnecessários e fora do planejamento.
Economiza tempo e recursos
Automatizando o Alerta de Prazos, a sua equipe ganha tempo para se dedicar a ações estratégicas para a manutenção do vínculo com os clientes e consegue desenvolver atividades de maior valor agregado.
Gera maior fidelização de clientes
A eficiência no cumprimento dos prazos mantém a confiança que os seus clientes têm pela sua empresa, o que contribui para a fidelização dessa relação comercial e para uma boa imagem do seu negócio no mercado.
A sua empresa no caminho do sucesso com o Alerta de Prazos
Potencialize a sua gestão de contratos com o Alerta de Prazos automatizado e tenha total controle das suas obrigações contratuais em um único software. Com a ferramenta, você elimina riscos e eleva a qualidade do trabalho prestado pela sua equipe.
Atualmente, mais de 50 mil contratos são gerenciados no Sispro Gestão de Contratos, o que coloca a Sispro entre as empresas mais reconhecidas do Brasil quando o assunto é a otimização da gestão contratual. Se você deseja transformar a sua gestão e garantir completo acompanhamento aos prazos contratuais, fale conosco!
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