A eficiência da gestão de contratos depende da conformidade de distintos fatores. Isso envolve desde o básico em seu gerenciamento, a fim de atingir os objetivos, até a compreensão dos custos e despesas envolvidos.
Esse é um ponto de atenção, visto que os valores podem facilmente ser alterados, impactando nas vantagens e benefícios à empresa. Então, seja na modificação geral na lei ou em alguma discrepância não vista na elaboração do contrato, os gargalos são uma realidade e precisam ser fiscalizados.
Portanto, é imprescindível que a gestão de contratos esteja afiada, siga alguns passos preventivos e implemente estes 6 mecanismos que separamos. Acompanhe e elimine as dificuldades no gerenciamento das cláusulas dos contratos do seu negócio!
6 mecanismos que auxiliam na gestão de contratos
1 – Enfoque os principais termos calculando o tempo às renovações
Sabemos que um contrato é elaborado com base em termos preestabelecidos, mas a natureza destes termos é imutável? Conforme consideramos que as leis e cenário econômico têm influência direta nos contratos, é simples apontar sua capacidade à mudanças.
Geralmente estas alterações proporcionam desvantagens a uma das partes num contrato, mas quem irá arcar com o prejuízo? Sendo assim, o ideal é que ninguém sofra consequências de algo não estabelecido e, portanto, os termos devem passar por constantes revisões e adequações.
Acompanhar as mudanças assegura maior confiança e fidelização aos clientes, ao passo em que alavanca a rentabilidade da empresa. Afinal, a gestão de contratos deve se antecipar às renovações em tempo hábil e com margem para o crescimento entre os contratos.
2 – Defina com precisão os atributos do serviço oferecido
Todas as obrigações da empresa para com o cliente estão estabelecidas ao longo das cláusulas do contrato. Contudo, considerar apenas essa comodidade não garante o cumprimento das responsabilidades, não é mesmo?
O crédito e confiança de uma empresa diante seus clientes reside na capacidade de cumprir com seu papel em um contrato.
Dessa forma, efetivar o cumprimento daquilo prometido no ato da assinatura o diferencia da concorrência e fortalece a relação com os clientes.
3 – Fiscalize as alterações do contexto econômico atual
Se os resultados da gestão de contratos dependessem exclusivamente da empresa, possivelmente não existiriam problemas ou resultados negativos. Todavia, sabemos que os custos e, sobretudo, sua execução, são influenciados por fatores externos como: inflação e taxa cambial.
Portanto, não há outra forma possível de antever estas flutuações se não houver uma fiscalização eficiente do cenário econômico.
Além de garantir o cumprimento das cláusulas vigentes a empresa desenvolve um cronograma pontual de custos aos novos contratos. Por conseguinte, as chances de que os novos clientes sejam prejudicados reduzem consideravelmente.
4 – Baseie a gestão de contratos em relatórios transparentes
Muito mais que tendência, uma realidade, a análise de dados está presente em diferentes ações e etapas nas empresas. Desse modo, desde a tomada de decisão, na implementação de um novo software e, acima de tudo, na gestão de contratos.
Fruto desse posicionamento estratégico temos os relatórios como divisor de águas na administração contratual de uma empresa. No entanto, contar com inúmeros contratos ativos é o ideal, mas pode não ser sinônimo de sucesso ou mesmo um indicador de estabilidade financeira.
Tal compreensão só é alcançada com diagnósticos sobre as finanças e, principalmente, sobre os contratos. Conforme esta estratégia é posta em prática maior é o entendimento sobre os aspectos dos contratos em andamento.
5 – Estreite o relacionamento com o cliente buscando sua fidelização
Um grande erro dos empreendedores é “esfriar” o relacionamento com seus clientes, essencialmente quando o contrato já foi assinado. Isso porque, a distância implica em disparidade nos objetivos entre empresa e consumidor e impacta na renovação do serviço.
O cenário se agrava ainda mais quando o cliente é bom, pois a receita para o sucesso da gestão de contratos é justamente a continuidade na interação e posterior fidelização do cliente.
Realize uma análise sobre o comportamento do cliente considerando o histórico de cumprimento das responsabilidades e sua capacidade de não gerar mais custos à empresa, a partir disso, viabilize menores taxas e maiores benefícios na renovação de um contrato, por exemplo.
6 – O fator tecnologia deve ser o norte da gestão de contratos
Agora, o fator que realmente desequilibra a gestão de contratos é a ausência da tecnologia como norte. Portanto, para unir todos os mecanismos e dicas apresentados acima, você deve haver analisar o investimento numa ferramenta eficaz.
O Software de Gestão de Contratos é o elo mais importante para o sucesso da sua gestão, bem como ao sucesso dos clientes. Dessa forma, a solução ideal é capaz de estimular com eficiência o compliance ao gerenciamento de riscos.
Além de atender a todas as etapas e fases de um contrato, o sistema desempenha e oferece:
- Criação do modelo de contrato;
- Registro de contrato;
- Aditivos;
- Reajustes;
- Workflow de aprovação;
- Assinatura eletrônica;
- Dispõe Dashboard moderno;
- Indicadores de desempenho para análise;
- Aperfeiçoa a gestão e controle da carteira de contratos;
- Viabiliza a tecnologia Cloud e integração com qualquer ERP do mercado.
Ficou instigado com tanta funcionalidade, não é mesmo? Então não deixe de acessar e conhecer aquilo que irá transformar permanentemente a sua gestão de contratos!
