A empresa que nunca sofreu com cancelamento de contratos que atire a primeira pedra, não é mesmo? Essa é uma particularidade presente em absolutamente todo negócio que baseie serviços e produtos em documentos assinados, sem exceção. E os motivos, apesar de variados, resultam em apenas 2 vertentes que levam ao cancelamento em si.
Um primeiro cenário de dificuldades econômicas por parte da empresa contratante que, infelizmente não é capaz de segurar as pontas e precisa cancelar o contrato, e o outro na insatisfação da contratante diante os resultados alcançados com os serviços e produtos previamente adquiridos.
Se o primeiro cenário restringe qualquer plano de ação da contratada, uma vez que é impossível prever percalços financeiros, é no segundo cenário que a contratada deve focar esforços, a fim de identificar onde está errando e contornar de vez essa situação negativa.
Continue a leitura para descobrir 4 dicas que te ajudam a evitar o cancelamento dos contratos. Vamos lá!
Quer evitar o cancelamento de contratos? Implemente estas 4 dicas!
1 – Estabeleça o escopo e monitore todo o ciclo de vida dos contratos
Aqui no blog você encontra um post completo sobre o ciclo de vidas dos contratos, dá uma conferida para saber tudo!
Entretanto, grosso modo, sua empresa precisa estabelecer com precisão o escopo completo do projeto, oferecendo uma ampla, transparente e prática realidade do que seu produto ou serviço vai, de fato, entregar.
Estamos falando da contratação de um ERP? Então, procure equilibrar as expectativas com os potenciais resultados, desde os primeiros resquícios de benefícios após a implementação até um escopo de longo prazo.
E claro, nunca negligencie o monitoramento do ciclo de vida dos contratos, que devem também ser administrados logo no início do contato. Realize completos resumos das reuniões e interações, a fim de mostrar ao contratante como seu negócio preza por boas práticas e certamente cumprirá o que promete.
2 – A etapa de implementação das ações é crucial
A melhor forma de garantir que tudo corra bem e conforme o planejado é monitorar de perto a etapa de implementação das ações. Sendo assim, certifique-se de que seu negócio prontifique:
1. O cumprimento real de todo o cronograma de implementação;
2. Ofereça garantias da qualidade das entregas;
3. Identifique qual o nível de reação do contratante em face aos processos decorridos até o momento.
Vamos supor que no escopo inicial do projeto se tenha definido um prazo de 90 dias até a implementação total do ERP. Portanto, implemente pontos de monitoramento para mostrar ao cliente a evolução dos processos como: antecipação, atrasos, adversidades, e pontos de melhoria.
Essa ação coloca seu cliente a par de tudo o que precisa para se assegurar de que terá o contratado no prazo estipulado.
3 – Defina canais claros de comunicação e um suporte diferenciado
“A implementação foi um sucesso, o cliente ficou satisfeito, agora minha empresa já pode relaxar e aproveitar?”. É óbvio que não, pois a implementação é apenas parte do processo, isto é, daqui para frente você tem uma obrigação recorrente com as necessidades do contratante.
Por isso é fundamental delinear canais de comunicação diretos e eficientes. Faça questão de compreender como está sendo a usabilidade da ferramenta, como isso mudou o dia a dia da empresa e como a equipe está reagindo às ferramentas disponíveis.
Seu cliente possui um grande empreendimento? Você acha que um contato aqui e ali seria suficiente para sanar as dúvidas? Em casos onde a contratante desfruta de um porte robusto, realize visitas periódicas, podendo ser a cada 3 meses ou menos, mas que isso aconteça.
Uma vez nas dependências do negócio, ofereça análises aprofundadas para identificar pontos de melhorias e “upgrades” constantes, com a intenção de otimizar cada vez mais o investimento do seu cliente, agora fidelizado.
4 – Garantir o que foi cumprido resulta em maior satisfação do cliente
Nem todo cancelamento de contratos ocorre por cenários financeiros adversos, mas sim da insatisfação da contratante, como mencionado. Isso acontece muito em face ao descumprimento recorrente das obrigações acordadas e, sobretudo, do não atingimento da expectativa planejada e assegurada inicialmente.
Desse modo, é imprescindível conceber que todos da empresa são responsáveis pelo resultado positivo, e deve haver maior comunicação interna e, acima de tudo, entre os departamentos ligados à prestação do serviço e da manutenção da qualidade operacional da solução.
A SISPRO oferece uma solução completa de Gestão de Contratos que pode, sem sombra de dúvidas, auxiliar você a manter a vitalidade dos contratos do seu negócio. Afinal, não há nada mais danoso à reputação empresarial do que constantes quebras de contratos, não é mesmo?Portanto, não hesite em nos procurar, pois seremos de grande valia para o crescimento da sua organização!
