Indiferente se uma empresa atende 10 ou 100 clientes é preciso lidar igualmente com os aspectos de todos. Conforme o negócio alavanca sua atuação mais e mais documentos jurídicos são criados e todos são regulamentados pelas diretrizes de um contrato, então, como atender a demanda de 100 clientes sem um software de gestão de contratos?
A resposta para essa questão tem sido a sombra de muitos empreendimentos, pois grande parte ainda insiste em deixar essa ferramenta de lado. Contudo, voltamos ao tema para ilustrar a você como esse investimento não pode mais ser negligenciado.
Levantamos 5 dos principais gargalos solucionados pelo software de gestão de contratos. Reconhecer a problemática é o melhor remédio para entender como a ferramenta certa pode atenuar a complexidade do processo, então não perca!
5 gargalos resolvidos pelo software de gestão de contratos
Sabemos que qualquer tarefa desempenhada numa empresa gera enormes quantidades de informações, não é mesmo? Quando falamos sobre os contratos então, a demanda é ainda maior, pois existem etapas específicas alinhadas a criação de um contrato até o seu término.
Ao longo da cadeia de procedimentos há margens para o surgimento de problemas, principalmente se a empresa não dispõe de uma ferramenta que automatiza os processos, por isso fizemos questão de analisar e apontar as 5 principais falhas que o software de gestão de contratos (CLM) elimina!
1 – Promove o armazenamento e organização ideal dos contratos
Todo processo realizado manualmente não garante praticamente nenhum benefício. Assim, o primeiro gargalo a ser eliminado é justamente quanto ao armazenamento e organização.
Por meio da automatização dos processos, proporcionada pelo software de gestão de contratos, desenvolve-se um bloco unificado de informações. Conforme a quantidade de contratos se eleva a rastreabilidade também cresce.
Além de ter todos os dados sob controle e facilmente localizados é possível fiscalizar as cláusulas jurídicas. Desse modo, a gestão da empresa não perde nenhuma data importante e, sobretudo, tempo, pois a pesquisa manual demanda tempo hábil dos envolvidos.
2 – O software de gestão de contratos estimula os aspectos de orçamento
O que seria de um contrato se o seu orçamento não fosse controlado, não é mesmo? Ambas as partes poderiam ter grandes chances de rupturas em seus orçamentos, por isso uma ferramenta de gestão é tão fundamental.
Por meio da análise das exigências e, acima de tudo, das necessidades dos clientes, se torna viável entender quais recursos devem ser aplicados. Essa ação estratégica forma uma imagem assertiva do valor do serviço.
Através de relatórios certeiros o sistema engloba no processo de elaboração dos contratos parâmetros como:
· Definição da margem de risco;
· Controle das expectativas quanto às margens almejadas;
· Valores despendidos ao longo da execução dos documentos;
· Históricos equivalentes de perfis de clientes;
· Compreensão do cenário em que o contrato se adequa, a fim de viabilizar o encerramento positivo.
3 – Proporciona maior supervisão operacional dos processos
Vale ressaltar aqui que, quando a caneta entra em ação e um contrato é assinado, inicia-se uma corrida para atender as muitas etapas até a sua conclusão. Desse modo, o software de gestão de contratos consolida a informação gerada na execução do contrato.
Consolidação resulta em indicadores, impedindo que a empresa perca recursos com contratos mal geridos. Vamos assumir que seu negócio atue no mercado de locação de produtos e serviços, está bem?
O contrato gerado na locação de um maquinário, por exemplo, abarca apenas o aluguel e potencial suporte de uso. Entretanto, o equipamento apresenta defeito fazendo com o que a equipe de suporte realize o reparo, mas isso estava previsto no contrato original?
Então você consegue discernir se tal contrato está gerando lucro? É bem provável que não, correto? Todavia, é justamente nesse aspecto que uma ferramenta atua, pois ela proporciona as informações para que o negócio se antecipe a esse tipo de ocorrência e não extrapole o orçamento inicial.
4 – Atualizações não irão faltar nos contratos da empresa
Diversas gestões acabam se afundando por não se atentarem às atualizações dos indicadores previamente pactuados. Afinal, todo contrato é baseado em indicadores comuns, tanto para o cliente quanto para o fornecedor.
Dessa maneira, o software de gestão de contratos fomenta margem para que possíveis problemas sejam evitados. De certa forma, quando um contrato é acordado ele é “executado às cegas”, ou seja, ele ainda estará passível de sofrer com as alterações monetárias, inflação e flutuações do dólar.
Através de alertas a gestão antevê cenários em que as alterações do mercado possam ocasionar desequilíbrio nas margens e indicadores previamente estabelecidos.
5 – Tenha o faturamento e encerramento monitorados
Um dos grandes gargalos da gestão manual é a perda dos prazos de faturamento. Sem automatização o processo se sustenta no fato de um exclusivo profissional se lembrar dos vencimentos. Com simples alertas a gestão a coleta todo e qualquer faturamento.
Outra maneira de evitar que a receita da empresa diminua é pelo monitoramento do encerramento de cada contrato.
Há nessa etapa a possibilidade de que os contratos sejam renovados ou não, mas como um processo manual indicaria tal eventualidade? Em vista disso, um software entrega menos alterações internas, garantindo processos enxutos e valiosos.
Descubra um leque de vantagens do software de gestão de contratos que oferecemos
O Sistema de Gestão de Contratos SISPRO te oferece não apenas 5 gargalos eliminados, mas entrega uma gestão afinada e em conformidade com as necessidades do seu negócio, sem deixar de lado as demandas dos seus clientes.
Acesse nossa página oficial para descobrir o Know-How da nossa ferramenta e, sobretudo, como sua empresa pode gerir os contratos de forma eficiente.Agora, se você ainda precisa de mais informações sobre a gestão de contratos, não se preocupe, pois temos também um material completo que certamente irá te ajudar no processo, é só baixar!
