O relacionamento com fornecedores faz parte de uma boa gestão, sobretudo em empresas varejistas. No entanto, ainda que seja tão importante, a verdade é que muitos sentem que a gestão de fornecedores é um grande desafio.
Sim, sem alguns passos importantes qualquer relacionamento com os fornecedores pode passar por problemas, prejudicando a parceria. Mas, afinal, como firmar um relacionamento que facilite a gestão de fornecedores e evite problemas graves, sobretudo na entrega de produtos?
Se você tem essa dúvida e quer entender como melhorar a gestão de fornecedores da sua empresa, continue lendo esse artigo e confira alguns dos pontos fundamentais que você deve terem mente ao começar o relacionamento com um fornecedor!
Avalie a necessidade do produto
As primeiras etapas para garantir uma gestão de fornecedores eficiente, assim como um bom relacionamento com eles, é entender exatamente a demanda da empresa. Isso significa avaliar de forma cuidadosa quais os produtos que devem ser adquiridos, a quantidade de cada um deles e o tempo em que eles passam no estoque.
Todas essas informações são importantes para garantir que você está adquirindo os produtos na hora e na quantidade certa.
Aprove a demanda junto a outros setores
Além de identificar os produtos necessários, que serão adquiridos junto ao fornecedor, também é importante que você busque a aprovação da demanda. Afinal, existem diversos fatores que podem influenciar na renovação, ou não, do estoque de um produto.
Buscar a aprovação da demanda garante que você não cometa erros graves na gestão e relacionamento com fornecedores, inclusive problemas como a falta de verba para adquirir os produtos.
Tenha um planejamento claro antes de conversar com o fornecedor
Outra etapa fundamental da gestão, é você ter um planejamento muito claro antes mesmo de entrar em contato com o fornecedor. É preciso saber exatamente quais produtos serão necessários, a quantidade e os prazos de entrega.
Informações ainda mais importantes, como o tempo que o produto leva no estoque, também são importantes, porque garante que você combine o prazo da renovação de estoque com o fornecedor. Assim, o relacionamento com o fornecedor é extremamente efetivo e garante que a empresa não fique na mão, principalmente na hora de renovar o estoque.
Quando conversar com o fornecedor, seja claro e apresente todas essas variáveis. Verifique se ele consegue cumprir os prazos e entregar a quantidade combinada de produtos de forma recorrente.
Formalize a negociação com um contrato
A gestão de fornecedores é um processo importante, por isso, é fundamental que você tenha um contrato formalizando toda a negociação que faz com um fornecedor. Isso é importante mesmo quando você está lidando com fornecedores de longa data, que já possuem um relacionamento com a empresa.
Mesmo nesses casos, um contrato pode evitar problemas para ambas as partes, principalmente quando os prazos de entrega não são cumpridos pelo fornecedor. O contrato também é garantia de que ambas as partes sabem bem o papel uma da outra, evitando desgastes desnecessários no relacionamento com o fornecedor simplesmente por falha na comunicação.
Acompanhe toda a prestação de serviço
Claro, o relacionamento com o fornecedor não termina quando você assina o contrato com ele. Esse é só o início, e toda a prestação de serviços também deve ser acompanhada pelo gestor de estoque. É nesse momento que ele deve avaliar se o fornecedor está cumprindo com o acordo, se tudo está sendo entregue no prazo e se os produtos estão vindo na quantidade combinada.
Qualquer irregularidade deve ser anotada, visando a comunicação direta com o fornecedor assim que possível. Nesse caso, a empresa vai estar respaldada pelo contrato, então pode exigir o cumprimento do acordo o quanto antes.
Use a tecnologia para garantir a eficiência de todo o processo
Agora, você já deve ter percebido que o relacionamento com fornecedores é uma etapa complexa, que exige muito mais cuidado do que alguns imaginam. Além disso, uma boa gestão de estoque depende muito desse relacionamento, então todo cuidado é fundamental.
Uma maneira de facilitar o trabalho e tornar todo o processo de gestão de fornecedores mais eficiente, é investir em um sistema de Gestão de Suprimentos. Sistemas como o da Sispro garante que você consiga planejar, registrar e acompanhar todo o processo de compra junto aos fornecedores.
Além disso, o sistema da Sispro consegue fazer toda a verificação de mercadoria, garantindo que o que está na nota fiscal é exatamente aquilo pedido pela empresa no acordo com o fornecedor. Todas as informações são automaticamente integradas com o livro fiscal e de contabilidade da empresa, facilitando o processo.
E então, o que você achou de nossas dicas de como melhorar o relacionamento com fornecedores e tornar a gestão de estoque mais eficiente? Se você gostou, aproveite para nos acompanhar através das redes sociais e ter acesso a muito mais dicas sobre gestão!
