Manter uma empresa funcionando é um grande desafio. E quando você não usa uma das ferramentas de gestão certa, tudo pode se tornar mais complicado do que deveria ser. Um dos métodos que há anos torna a vida dos empreendedores mais fácil é o 5W2H, utilizado no mundo todo.
Todo bom gestor precisa confiar em mais do que apenas sua memória e dados soltos sobre os planos para a empresa. Ter um método claro que auxilie a gestão, como o 5W2H, pode ajudar toda a equipe a tomar decisões melhores, além de ser crucial para visualizar problemas e soluções.
Quer descobrir o que é, afinal, a ferramenta de gestão 5W2H e como ela pode ajudar o seu negócio a crescer e lucrar cada vez mais? Continue lendo esse artigo e entenda tudo o que precisa saber sobre esse método!
O que é a ferramenta de gestão 5W2H?
Talvez você nunca tenha ouvido falar no 5W2H, mas a verdade é que essa é uma ferramenta de gestão útil não apenas para empresas. Ao redor do mundo, muitas pessoas utilizam esse método para tirar todo plano do papel, inclusive aquela viagem em família, compra da casa própria ou, claro, expansão do negócio.
E não à toa. Afinal, o método é extremamente simples, mas claro, o que facilita o trabalho de empreendedores que querem transformar a eficiência da empresa. O melhor é que toda a equipe use esse método como um modelo de gestão por setor, auxiliando todos a enxergarem as metas gerais e aquelas particulares à cada equipe da empresa.
Mas, afinal de contas, o que é o 5W2H? O conceito tem origem no inglês e é muito simples: através de uma meta clara, o 5W2H propõe um plano de ação prático para ajudar a tirar o plano do papel. Como já dissemos, pode ser usado para alcançar praticamente qualquer meta.
Geralmente o plano do 5W2H é colocado em uma planilha, simples, mas extremamente eficiente. No próximo tópico, descubra o que precisa constar nessa planilha!
O que significa a sigla 5W2H?
Quer entender o que significa, exatamente, cada etapa dessa ferramenta de gestão e como aplicá-la em sua empresa? Abaixo você pode conferir o significado de cada uma das letras da sigla. Vamos começar com a definição dos 5Ws.
Os primeiros passos do método 5W2H é identificar o problema que precisa ser solucionado (ou, então, a meta) e as questões relacionadas a ele. Usando essa ferramenta de gestão, você vai responder 5 questões, também demonstradas no método como os 5 Ws:
1. What – O quê?
Aqui, você deve identificar de forma clara o problema que você precisa resolver e aliá-lo à um objetivo tão claro quanto. Por exemplo, digamos que sua empresa tenha um custo operacional grande (problema) e você queira reduzi-lo (objetivo).
2. Why – Por que?
Não subestime o poder de saber porque você precisa fazer algo. Aliás, use essa etapa do método para identificar se uma tarefa é mesmo necessária, ou se pode esperar mais um pouco para ser feita. Priorize objetivos que tragam grandes resultados a curto e longo prazo.
3. Where – Onde?
A etapa do Onde pode ajudar você a identificar em que setor da empresa, exatamente, o problema deverá ser solucionado ou a meta alcançada. Voltando ao exemplo da redução de custos operacionais, por exemplo, você pode traçar um mapa para identificar em quais setores os custos estão maiores.
Se grande parte do custo vem do setor de estoque, por exemplo, esse é o seu Onde. Os próximos passos da ferramenta de gestão 5W2H, então, deverão ser usadas em levando em consideração esse Onde.
4. When – Quando?
Tão importante quanto todas as outras questões, também é crucial ter em mente o Quando, um prazo claro em que o objetivo deverá ser cumprido. Sem um prazo, é possível que a equipe esqueça da meta e não faça as tarefas necessárias para cumpri-la.
5. Who – Quem?
Agora, o último dos 5W, temos o Quem. Depois de definir o Onde, fica fácil determinar quem deverá cumprir a tarefa em questão. No caso do exemplo em que citamos sobre a redução de custos no setor de estoque, por exemplo, a pessoa responsável por tirar a meta do papel pode ser o gestor de estoque junto com sua equipe.
Os 2 Hs
As próximas etapas da ferramenta de gestão 5W2H é botar no papel todo o procedimento prático para alcançar o objetivo final. Essa parte exige cuidado, já que um erro no planejamento pode significar perder o prazo ou até mesmo deixar de alcançar o objetivo. Entenda os 2 Hs!
1. How – Como?
A etapa do Como exige que você visualize e coloque no papel exatamente como algo precisará ser feito para alcançar o objetivo proposto. Nessa etapa, é importante que você consiga elaborar um checklist propondo as ações que precisam ser feitas para que a meta final seja alcançada.
2. How much – Quanto vai custar?
Esse passo é tão importante quanto todos os outros e deve ser sempre levado em consideração. Afinal, muitas vezes para colocar um plano em ação é necessário fazer investimentos.
Antes de começar a colocar qualquer plano em ação, avalie quanto vai custar para que ele saia do papel. Veja preços de materiais ou serviços necessários, e até mesmo os valores relacionados à manutenção.
Quando vale a pena utilizar a técnica?
O melhor dessa ferramenta de gestão, é que ela pode ser utilizada em praticamente qualquer situação. Ela serve como uma forma de você avaliar verdadeiramente o problema, identificando soluções práticas aplicáveis. Em muitos casos, um plano baseada em um bom 5W2H evita erros e imprevistos, e torna toda a etapa prática mais clara para toda a empresa.
Tanto empresas de pequeno porte quanto as maiores podem se beneficiar desse método. Ele também pode ser utilizado para organizar processos internos, otimizando o trabalho dos diversos setores de uma empresa.
