Em um contexto empresarial de larga concorrência, qualquer deslize pode gerar baixo rendimento e garantia de segundo lugar perante seu concorrente e, por isso, é crucial adaptar ações, métodos e ferramentas para evitar que isso aconteça, como solução, vamos falar sobre a técnica de workflow de contratos.
Embora essa metodologia não seja uma exclusividade da gestão de contratos, certamente contribui muito para sua organização e execução. Afinal, gerenciar grandes volumes de contratos pode ser uma complexa demanda, especialmente na ausência da estratégia certa.
Portanto, se você não compreende muito bem o que é workflow, mas está há tempos atrás de ações que o auxiliem a gerenciar com eficiência os contratos da sua empresa, esse conteúdo foi feito para você. Acompanhe!
Como definir o conceito de workflow?
Como o brasileiro gosta de importar termos para seu dia a dia, não é diferente com o workflow. Traduzindo diretamente temos: fluxo de trabalho. Na prática, consiste em um apanhado de técnicas que trabalham juntos para ampliar a automatização dos processos empresariais.
Veja alguns desafios vencidos com o workflow ideal, que traz organização e produtividade:
1. Melhora o arranjo e organização dos processos;
2. Evidencia com precisão quais os objetivos de determinada ação;
3. Define rigorosamente os responsáveis pela execução;
4. Amplia a tomada de decisão, uma vez que há mais controle operacional.
Se tivéssemos que definir à risca o que é um workflow seria: é um método que coloca as demandas do trabalho em uma ponta e os requisitos para conclusão em outra, ao passo em que organiza e sistematiza os meios para que ambos se cruzem e surtam resultados.
Por isso esse método não é uma exclusividade da gestão de contratos, pois se adapta a qualquer cenário organizacional. Por exemplo, você sabia que até mesmo um varejo pode se beneficiar?
Isso mesmo, ao combinar as necessidades do mercado com a capacidade produtiva da organização, esse instrumento reduz custos à medida em que organiza sistemas e demandas para entregar os resultados esperados.
É realmente importante focar nessa técnica?
Bom, só de falarmos em um mecanismo prático que gera organização e delimita um fluxo de trabalho assertivo, não deveria haver importância maior que essa, correto? Porém, o workflow traz sim diferentes benefícios:
1. Oferece um gerenciamento de processos com alto teor de eficiência;
2. Torna evidente o que precisa ser feito e aponta como alcançar;
3. Se você presta serviços, certamente terá ganhos de qualidade;
4. Alinha objetivos, colaboradores e ações necessárias para suprir as demandas;
5. Simplifica a comunicação;
6. Estimula a redução de custos;
7. Promove maior escalabilidade na ação dos gestores;
8. Elimina etapas que não sejam cruciais para obter resultados, entre outros.
Entretanto, vale apontar que para um workflow funcionar adequadamente, a gestão precisa estar em sintonia com um software tecnológico.
Em especial, quando falamos em gestão de contratos, há a possibilidade de contar com uma solução totalmente cloud, que oferece mobilidade, acessibilidade e transparência ao processo em geral, esse recurso é imprescindível para que seu fluxo de trabalho de contratos tenha o alcance expectado.
A automatização da Gestão de contratos e suas vantagens
Existem algumas vantagens em seguir o padrão de automatização da gestão dos contratos para os negócios. Saiba mais!
1. Mais produtividade
A otimização da produtividade é sempre um ganho importante para os negócios e para todo o processo de automação dos contratos. Um novo aspecto torna mais fácil a medição do valor do lucro da empresa sobre o investimento em uma nova iniciativa digital. No fim, aproveitar o tempo de trabalho é o maior ganho de uma empresa, pois eles podem ser utilizados em atividades mais importantes dentro da organização.
2. Segurança
A segurança é um outro componente fundamental para o bom funcionamento de uma organização. A gestão automatizada dos contratos permite uma eficiência maior na hora do monitoramento desses documentos. Por maior que seja a eficácia do arquivamento manual, os riscos que eles podem causar são muito maiores. Com a gestão de contratos na nuvem o colaborador acessa de onde estiver e a hora que precisar.
3. Agilidade aflorada
Neste quesito, o tópico de número um (Mais produtividade) torna-se um complemento. Com mais agilidade é possível ter rapidez na execução das atividades e isso se deve a automatização do setor de gestão de contratos. Se adaptando a tecnologia, as organizações ganham eficiência operacional e também todos os benefícios ligados a ela.
4. Redução de custo
Todos os benefícios ditos acima, refletem no orçamento das organizações. Devido a maior facilidade no uso de uma nova plataforma digitalizada os custos reduzem muito, desde o pacote de folhas e até a tinta para impressão dos documentos. Os reflexos positivos aparecem também quando enxerga-se que no final das contas, toda a estrutura amenizou os riscos, melhorou a agilidade dos colaboradores e, principalmente, adequou todos os procedimentos necessários.
Os 3 tipos existentes de workflow
De forma resumida, existem basicamente 3 tipos de workflow que você pode usar em seu negócio:
1. Workflow administrativo
É o tipo voltado à aplicação nas automações consideradas repetitivas. Este trabalho evita que erros possam acontecer e ainda otimiza a apresentação de cada time, em resumo, nesta categoria o retrabalho tem menos incidência.
2. Workflow de produção
Método aplicado em automações complexas, considerado ideal para a gestão de contratos, pois demanda maior foco. Esse tipo de workflow é frequentemente utilizado por instituições bancárias e empresas que trabalham com seguros também, pois essas empresas lidam com perfis mais complexos. Logo essas empresas precisam automatizar as suas tarefas, principalmente, suas tarefas diárias e assim evitar os erros e o retrabalho.
3. Ad Hoc Workflow
Técnica aplicada em organizações que atuam na comercialização de serviços e produtos. Neste tipo de workflow não existe um método pré-definido, pois envolve a coordenação humana e, consequentemente, são informações que não poderão ser automatizadas. Mas essas informações ainda podem ser gerenciadas para apoiar tarefas que auxiliarão nas soluções rápidas. Sendo assim, a companhia acaba não comprometendo a qualidade de seus serviços.
De que maneira o workflow favorece a gestão de contratos?
Se ainda não ficou muito claro vamos reforçar. Isso porque a eficiência do fluxo de trabalho depende em exclusivo da qualidade do software que o gerencia.
E como sabemos, a gestão de contratos é uma demanda não apenas complexa, mas também robusta e que exige atenção e cuidado dos gestores. Veja bem, falamos de etapas como:
1. Pré-contratação: definição do objeto de contrato;
2. Contratação: fase de negociação e formalização contratual;
3. Pré-execução: define-se o tempo entre a assinatura do contrato ao cumprimento da atividade;
4. Execução: fase de maior duração, com o andamento das ações do acordo;
5. Encerramento: em caso de não renovação há avaliação do cumprimento do acordado e encerramento do contrato.
Esse é apenas um esboço do ciclo de vida de um contrato, mas as minúcias em cada etapa demandam organização e planejamento. Portanto, é aqui que o workflow em parceria com o software de gestão de contratos se torna indispensável.
Dessa maneira, o workflow favorece a gestão em 3 pilares essenciais, veja cada um deles!
Workflow de contratos para análise e aprovação
O workflow aqui, integra áreas de negócios que fazem parte do processo de contratação, pois permite também a integração das equipes do jurídico, suprimentos e demais áreas envolvidas com contratos. Sendo assim, garante um workflow de análise, negociação e aprovação. Mas, assegura um fluxo de informações que podem ser auditadas.
Controle total de prazos e reajustes dos contratos
Possibilita total controle dos prazos de renovação e reajustes dos contratos, reduzindo assim, o lead time entre criação e contratação. Aliás, possibilita a identificação dos contratos com maior nível de risco ao negócio.
Cronograma de pagamentos (fluxo financeiro)
Esse recurso assegura que os pagamentos só aconteçam após terem percorrido uma cadeia de autorização. Desse modo, há diminuição do número de pagamentos indevidos, fraudes, pagamentos de valores incorretos ou de contratos encerrados, além dos não vigentes.
Logo, uma vez que o fluxo de trabalho está bem delineado a gestão consegue pôr em prática a criação, gerenciamento e execução de cada contrato, pois há recursos como: editor online, manejo de orçamento e finanças, workflow de aprovação, alerta de prazos, dashboards completas, integrações com ferramentas eletrônicas, customizações e gerenciamento de usuário.
As principais diferenças entre o workflow de contratos e o BPMN
As duas técnicas parecem se complementar, porém existem algumas diferenças entre elas, embora ambas garantam eficiência.
Enquanto o BPMN constrói uma série de ícones que são utilizados para montar uma estrutura dos processos de uma empresa, o que facilita na hora de entender todo o panorama do negócio. O Workflow coloca em ordem e também coordena o fluxo do trabalho.
Com o BPMN todos os processos das empresas são exibidos de uma maneira pontual e detalhada, garantindo a facilidade de fazer alterações que sirvam para otimizar a rotina de trabalho das equipes.
E com o Workflow é possível alinhar todos os processos junto com as metas definidas pelas organizações, entregando também a previsão de como essas tarefas serão executadas, garantindo a qualidade dos processos.
Digamos que a principal diferença entre as duas técnicas é que uma foca na construção dos processos (BPMN) e a outra organiza e põe em prática esses processos (Workflow).
Sendo assim, cada elemento contratual será monitorado dentro do fluxo de trabalho, viabilizando mais controle e segurança de cumprimento.
Conseguiu absorver o que é workflow e como ele é relevante para a gestão de contratos? Então, no próximo conteúdo iremos aprofundar no tema e mostrar uma solução que transformará sua gestão de contratos, até lá!
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