Qual a quantidade de papel que a sua empresa gasta todos os meses? São documentos, contratos, formulários etc. Muitos itens precisam de assinatura e, por isso, são impressos.
Graças à tecnologia é possível mudar essa realidade. Para isso, basta apostar em assinaturas e documentos digitais. Você já pensou nisso ou é daquelas pessoas que acha que esse tipo de alternativa não é confiável?
Se você pensa assim, saiba que as assinaturas e documentos digitais são legalmente aceitos, desde que sejam realizadas de acordo com as normativas.
O que acha de facilitar a sua rotina e diminuir os cursos? Então conheça melhor sobre assinaturas e documentos digitais e veja a normativa vigente!
Validade jurídica das assinaturas e documentos digitais
A assinatura eletrônica é tão aceita que há uma medida provisória, de 2001, que regulamenta o uso delas. Esse tipo de ação só se faz necessário quando determinadas alternativas, aos documentos tradicionais, começam a ser amplamente usadas.
“Fica instituída à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras”, diz a MP 2200-2
Dessa forma, para ter validade jurídica, é importante que a assinatura digital, disponível no documento digital, tenha as seguintes características:
- Autenticidade: garante a possibilidade da verificação jurídica sobre quem foi o responsável por criar o documento. Isso pode ser possível graças aos algoritmos de criptografia;
- Integridade: meio para comprovar que não houve adulteração do documento digital assinado;
- Data: meio de atestar a data e a hora na qual o documento foi assinado.
Vantagens dos contratos eletrônicos
Agora que você já sabe que os documentos eletrônicos são confiáveis e juridicamente aceitos, é importante conhecer as vantagens que adotar essa tecnologia pode oferecer para a sua empresa. Confira!
Mais segurança
O uso de senhas, criptografia do conteúdo, autenticação de dois fatores, entre outros, faz com que este sistema seja ainda mais seguro do que os documentos impressos.
Dessa forma, os riscos de estelionato e de falsificação, que existem em documentos impressos, são evitados quando a assinatura eletrônica é a escolhida.
Diminuição de gastos e aumentar a agilidade
Essa tecnologia diminui o gasto com tinta e papel, já que desde formulários, até contratos importantes, passam a ser redigidos e assinados na nuvem.
Com isso, deixa todo o processo mais rápido, já que assim que a assinatura eletrônica for realizada, é possível enviar o contrato virtualmente para o parceiro comercial. Assim, mesmo que a sua empresa esteja em um estado e o cliente em outro, em poucos minutos o documento poderá ter sido assinado e o compromisso firmado.
Essa vantagem traz também mais uma redução de custos. Afinal, se antes os contratos eram encaminhados pelo Correio, com os documentos digitais isso não será mais necessário. Assim, a empresa vai economizar também com o transporte! Viu quantas vantagens? Vamos automatizar os seus contratos? Entre em contato com a SISPRO e faça um orçamento!
