Empreender um negócio, mas desconhecer os aspectos da Folha de pagamento é prejudicial em qualquer cenário. Além disso, toda empresa possui obrigação mensal, se não diária, de manter registro de todas as informações obrigatórias de seus colaboradores.
Por termos grande experiência das obrigações do RH moderno, reunimos as principais informações sobre o que é Folha de Pagamento, como seu cálculo deve ser feito e, sobretudo, o que é desoneração desse obrigatório e complexo documento. Acompanhe!
O que é Folha de Pagamento
Também conhecida como Holerite, a folha de pagamento consiste na discriminação das remunerações pagas aos colaboradores, referentes ao mês trabalhado. Mas, vale ressaltar que se trata de uma obrigação legal a toda empresa em atividade e com colaboradores prestando serviços.
Portanto, criar a folha de pagamento se baseia na transformação dos dados e informações trabalhistas sobre cada colaborador em aspectos contábeis. Por conseguinte, o contábil discerne o valor bruto do líquido a ser pago ao colaborador.
Embora pareça tarefa fácil, pode apostar, não é. Isso porque, para elaborar o documento com assertividade são necessários conhecimentos distintos, como:
- Experiência e conhecimento no departamento de RH (Recursos Humanos);
- Percepção aguçada dos conceitos de matemática financeira na contabilidade;
- Conhecer a fundo as Leis Trabalhistas vigentes no país.
Todavia, tudo fica mais simples se você entender que as informações presentes na Folha de Pagamento representam os antecedentes do colaborador dentro da empresa. Afinal, a folha possui a finalidade fiscal, contábil e operacional.
Quais informações obrigatórias compõem a folha de pagamento
Antes de mais nada, é importante salientar que não existe um padrão oficial para elaborar a folha. Então, significa que ela pode ser desenvolvida de acordo com critérios, necessidades e realidade específica da empresa.
Sendo assim, a quantidade e tipo de informação varia bastante. Contudo, há certos elementos intrínsecos ao documento, indiferente a complexidade ou tamanho da folha, são eles:
- Discriminação do nome dos colaboradores (segurados), apontando a função, cargo ou serviço oferecido;
- Valor total bruto dos salários;
- Valor da contribuição de Previdência já deduzido dos salários;
- Montante líquido a ser recebido pelos empregados;
- Como resultado da folha de pagamento surge o Recibo de Pagamento, recibo entregue a cada um dos empregados indicando os dados que constaram no documento.
Como deve ser realizado o cálculo desse documento
O documento da folha é composto por lançamentos financeiros, como: vencimentos; salários; bônus; descontos. Além desses, há também as horas extras, dedução de benefícios como vale-alimentação e transporte, sobretudo, impostos.
No momento em que essas informações são definidas passa a ser responsabilidade do contábil convertê-las em números. Por sua vez, os números são representados por referências, códigos e porcentagens, resultando em um holerite completo. Em suma, conheça um mapa detalhado de como abordar sua criação.
O processo tem início na classificação dos colaboradores
Através da regulamentação imposta por Convenção Coletiva, o colaborador é classificado com base na categoria que condiga com suas atribuições, funções e cargos.
Ponderação das horas prestadas
Em resumo, nessa etapa deve ser analisada a Folha de Ponto, pois é formada por diferentes aspectos da jornada de trabalho do colaborador. Dessa maneira, devem ser observadas e discriminadas informações como:
- Horas extras;
- Horas trabalhadas;
- Descanso remunerado;
- Jornadas de trabalho extras;
- Apontamento das faltas ocorridas no mês, bem como suas justificativas.
Dedução do Imposto de Renda (IR) e atribuições sociais
Com o intuito de garantir os benefícios de aposentadoria do colaborador, é fundamental deduzir o INSS (Instituto Nacional de Seguro Social), embora existam outras taxas sociais como: FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço).
A partir dos descontos na folha é possível definir o valor de Imposto de Renda (IR) descontado.
Desconto dos benefícios legais vigentes
Embora muitos descontos já tenham acontecido ao longo do processo há a necessidade da dedução dos benefícios legais, a fim de encontrar o real valor líquido a ser pago, temos os seguintes benefícios:
- Contribuição Sindical baseada na atualização anual;
- Vale-transporte;
- Vale-refeição.
O que é desoneração da folha de pagamento
Essa é uma medida do Governo Federal com o objetivo de, no mínimo, reduzir a alta carga tributária brasileira. Conforme a empresa assume esse posicionamento, a medida atua na maximização da economia em geral.
Então, a desoneração consiste na substituição da contribuição previdenciária do empreendimento. A substituição é feita por um tributo que incidirá na receita bruta da empresa.
A contribuição previdenciária patronal em questão é o INSS (Instituto Nacional de Seguro Social). Em outras palavras, a partir de nova Legislação, o INSS permite que o empreendimento opte entre 2 sistemas de recolhimento, assim a empresa deve escolher aquele que melhor supra suas obrigatoriedades.
Convencional – Contribuição sobre a folha de pagamento (CPP)
Sistema mais tradicional e ainda bastante utilizado. Consiste na quitação de 20%, por parte da empresa, baseando no valor total pago em remuneração aos colaboradores.
Desoneração – Contribuição sobre a Receita Bruta (CPRB)
Na desoneração o montante recolhido depende do percentual que irá incidir na receita bruta da empresa. Desse modo, variando de 1% a 4,5%, dependendo do segmento de atuação, o tributo ganha outra definição, ou seja, passa a ser representado por “Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta” (CPRB).
Por se tratar de especificidades que todo RH deve lidar é imprescindível destacar que a organização e fluxo de informações deve ser o mais otimizado possível.
Portanto, um sistema de gestão atual e eficiente é o maior aliado do empreendedor que busca adequação ao Fisco e suas obrigações!
