Atualmente, o cadastro de funcionários é uma obrigação legal prevista no Artigo 41 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), e é um elemento essencial para a gestão eficiente de pessoas em todas as organizações.
Isso se deve ao fato de que este registro permite que a empresa tenha uma visão abrangente sobre todos os funcionários, o que possibilita a análise a partir de correlações, por exemplo, entre os colaboradores mais produtivos.
Assim, graças ao cumprimento da obrigação trabalhista, os dados dos colaboradores estão sempre atualizados e a sua equipe de RH fica bem embasada para formular de políticas efetivas de atração e retenção de talentos.
Então, no blog post de hoje vamos apresentar tudo o que você precisa saber sobre o cadastro de funcionários, como fazer esse processo com eficiência e quais são os benefícios da automação deste registro! Siga a leitura e confira!
Como você deve fazer o cadastro de funcionários na sua empresa?
A partir da CLT, temos três opções para realizar o cadastro de funcionários: os livros, as fichas e os sistemas eletrônicos. Apesar das características particulares de cada método, todos têm o mesmo pilar para garantir a precisão das informações.
Por isso, na sua empresa, o cadastro dos colaboradores deverá seguir 5 etapas:
1. Coleta dos dados necessários
Em primeiro lugar, busque as informações essenciais de cada membro da sua equipe, o que inclui os dados pessoais e profissionais, como Nome Completo, Data de Nascimento, Número de CPF e RG, Endereço, Cargo e Jornada de Trabalho.
Esses são os dados básicos que você precisa ter de todos os seus funcionários e que são obtidos diretamente com os empregados, sendo eles a fonte de atualização destas informações.
2. Verificação dos dados
Após a coleta, verifique se as informações obtidas estão corretas e completas. Por exemplo, para assegurar a conformidade com a obrigação legal, veja se realmente é o Nome Completo do colaborador que está no registro e não apenas um dos sobrenomes.
Lembre-se que qualquer divergência pode comprometer a integridade do cadastro, de modo a gerar problemas legais ou administrativos no futuro. Logo, você deve garantir que a verificação seja feita com atenção para evitar inconsistências.
3. Armazenamento dos dados
Assegure que as coletas sejam armazenadas de forma segura e organizada. Apesar de os livros físicos ainda serem permitidos, atualmente, é consenso que os sistemas eletrônicos proporcionam maior proteção para controle e registro das informações.
Por isso, na hora de escolher o meio de armazenamento, é essencial que você siga as normas previstas na CLT e também, que eleja a melhor via para proteger o seu negócio.
4. Disposição dos dados
O seu cadastro deve estar sempre acessível para consulta, seja para atender a demandas internas, como a gestão da folha de pagamento, ou externas, como as fiscalizações trabalhistas.
Por isso, é importante que os dados estejam dispostos de maneira organizada e ágil para acessar sempre que você precisar de alguma informação.
5. Atualização periódica
Mantenha o cadastro atualizado para garantir que as informações reflitam a realidade da sua empresa. Por exemplo, se um funcionário mudar de cargo, isso pode afetar a produtividade deste colaborador e, logo, deve estar registrado.
Aqui, os sistemas eletrônicos se destacam pela facilidade com que proporcionam aos gestores o registro e a correlação entre os dados. Assim, as informações são registradas prontamente, evitando incongruências entre a prática do negócio e os registros.
4 vantagens da automação do cadastro de funcionários para a sua empresa
Populares entre empresas que visam o desenvolvimento, as plataformas de gestão empresarial (ERP’s) oferecem benefícios que otimizam a gestão de recursos humanos e deixam o seu cadastro de funcionários ainda mais prático.
Então, confira 4 vantagens dessas ferramentas para o dia a dia da sua empresa:
- Maior agilidade nos processos
Um sistema automatizado permite que o cadastro de funcionários seja realizado de maneira rápida e eficiente, o que reduz o tempo que você gasta com tarefas manuais e mitiga a possibilidade de inconsistências nos registros.
- Facilidade para compilar informações
As soluções de ERP são capazes de lidar com grandes volumes de dados, de modo que organizam e armazenam as informações de forma estruturada. Logo, a sua gestão é facilitada a partir de dados compilados e sempre à disposição.
- Redução do número de erros
Os sistemas automatizados podem validar informações automaticamente, de forma a permitir que você identifique e corrija as inconsistências no registro antes que elas causem problemas em auditorias, por exemplo.
- Segurança da informação
Escolhendo um bom ERP, o seu cadastro estará protegido por recursos como uso de criptografia, controles de acesso e backups regulares. Isso garante que as informações dos seus colaboradores estejam livres de violações.
SISPRO Gestão de Pessoas: conheça o sistema que vai deixar o seu cadastro de funcionários mais eficiente!
Para realizar o cadastro de funcionários de forma eficiente, é importante que você escolha um software de gestão que atenda às necessidades da sua empresa.
O SISPRO Gestão de Pessoas é uma plataforma robusta e intuitiva que oferece todas as ferramentas necessárias para automatizar e otimizar o processo de cadastro de colaboradores.
Na solução, você garante a centralização dos dados em um único sistema, integrando registros essenciais de Recursos Humanos e Departamento Pessoal, de forma a facilitar a consulta e a atualização das informações.
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