Existem no mercado diversos sistemas de gestão de facilities, que são ferramentas que apoiam a gestão desta área, otimizando o uso de recursos, facilitando e padronizando a execução das atividades operacionais e acompanhando as metas da organização.
Consequentemente, a falta de implantação de um sistema de facilities nas organizações traz perdas consideráveis de recursos que uma ótima ferramenta pode agregar facilmente à gestão:
Cadastros
Um cadastro contendo o registro dos patrimônios, dos ocupantes dos imóveis, motoristas usuários das garagens/estacionamentos e das áreas que necessitam ser atendidas na Gestão de Facilities, evita diversos problemas.
Sem cadastro, é comum esquecer de realizar manutenções em equipamentos ou não prevista a prestação de serviços em determinados locais, impactando diretamente no planejamento de custos da Gestão de Facilities. Outro problema é a dificuldade em distribuir correspondências e entregas, já que não se tem os dados das pessoas que vivem ou utilizam o prédio diariamente.
A consequente falta de controle pode ocasionar transtornos como manutenção de última hora em equipamentos com alto custo, paralisação das operações, descontrole nas entregas e correspondências, entre outros problemas que certamente impactarão na imagem do trabalho do gestor.
Cronogramas
Um cronograma de manutenções preventivas e preditivas previamente registrado para garantir a conservação de equipamentos e execução de serviços periódicos agiliza o planejamento da área. Possibilita a criação de planos de manutenção para os equipamentos, bem como da prestação de serviços.
Estes planos agilizam o planejamentos e cronograma dessas atividades distribuindo-as conforme os recursos existentes, mitigando os problemas de manutenção corretiva que trazem prejuízos como custos imprevistos e altos devido às urgências e até a parada de produção.
Registros
O registro de solicitações de manutenções por clientes (externos ou internos) possibilita o rastreamento do histórico do atendimento da demanda, desde sua solicitação e encaminhamentos, até sua conclusão. O registro, incluindo os custos envolvidos, alimenta as estatísticas que são direcionadoras para implantação de melhorias contínuas no processo.
Não é só a segurança estrutural que pode ser impactada pela falta de registros: o controle de entradas e saídas de pessoas e veículos do prédio fica bem mais complexo sem registro padronizado e de fácil consulta.
Capacidade de Planejamento
O planejamento de orçamento de cada área, bem como seu acompanhamento, possibilitam o controle de custos, diminuindo o risco de desvios do orçamento e alertando previamente a necessidade de suplementação do orçamento.
Acompanhamento
Dashboards para acompanhamento e análise gerencial apresentando estatísticas, gráficos e indicadores de desempenho automatizados, permitem à gestão a rápida correção de rumo assim que identificado qualquer desvio.
A falta de um sistema de gestão traz um alto grau de dificuldade no controle e registro de todas as atividades envolvidas na administração predial para o acompanhamento da gerência. Mesmo obtidos através de controle manual, o grande volume de dados envolvidos não permite rapidez na disponibilidade destas informações.
