A empresa adotou a Gestão de Contratos, mas os processos não estão funcionando. É negociação que atropela o cadastro, o contrato começa a ser executado antes do cronograma, a prestação de contas nunca é feita, pois o cliente foi cadastrado durante o processo e ninguém encontra mais. O processo não é conhecido por todos e a criação de um fluxograma de gestão de contratos pode resolver isso.
Importância do fluxograma para contratos
Para muitos pode parecer mera formalidade, mas o fluxograma foi introduzido na década de 1920 pelo casal de engenheiros Lilian e Frank Gilbreth, inicialmente para facilitar a visualização de processos industriais, mas logo o método foi adotado pelos teóricos da Administração Científica, ou Taylorismo, também em outros processos das organizações.
O fluxograma existe exatamente para facilitar a memorização de cada etapa dos processos das empresas, utilizando formas geométricas para representar os diferentes momentos e ações exigidas em cada operação. Seu objetivo é possibilitar a visualização completa da operação em questão, como, por exemplo, a gestão de contratos.
O que precisa ser considerado no fluxograma de gestão de contratos?
Num fluxograma de gestão de contratos, é importante considerar cada etapa que deverá ser realizada pelo gestor e pelas equipes envolvidas com contrato. O detalhamento do processo vai depender da metodologia adotada. Normalmente, envolve as seguintes etapas”:
Cadastro — cadastrar os documentos é o primeiro passo na gestão de contratos. A forma e local de cadastro devem ser padronizadas e especificadas no fluxograma.
Planilha ou ferramenta para controle de serviço — a próxima etapa de lançamento do que foi contratado na planilha ou em um sistema de gestão de contratos, seja pelo cadastro de produtos, solicitações ou obrigações contratuais. É neste passo em que as atividades relacionadas ao contrato serão lançadas no software ou na planilha para controle das entregas e prestação de contas posteriormente.
Cronogramas — programar as atividades e torná-la de conhecimento de todos é importantíssimo para a Gestão de Contratos, pois será crucial para o controle de prazos de entrega estipulados em documento.
Ativação — esta etapa marca o início das operações ou da execução, que deve vir depois do contrato ter sido cadastrado, ter suas atividades listadas e o cronograma construído conforme o que foi previsto em contrato.
Entregas — agora o fluxograma converge para a etapa de entregas, de gerar pedidos de compra, venda, registro de documentos de entrada e saída, tudo o que será necessário para prestar contas do contrato em vigência.
Onde criar um fluxograma de gestão de contratos?
O fluxograma pode ser criado em programas como Microsoft Power Point, Open Office e Apple Keynote utilizando cliparts, setas e formas geométricas, mas é possível também utilizar soluções específicas e muito mais fáceis de desenhar os processos da gestão de contratos em sua empresa.
Um dos mais famosos entre eles é o BizAgi Process Modeler, gratuito e com modelos prontos para a construção prática de diagramas e fluxogramas. Outra solução famosa, mas paga, é o Microsoft Visio, que integra alguns pacotes do Office e pode ser adquirido de forma avulsa ou como parte integrante do Office 365, que funciona por assinaturas.
Quem não quer baixar e instalar um aplicativo só para isso, pode criar fluxogramas online pelo Lucidchart, que é bastante intuitivo, leve e pode ser usado em qualquer máquina, justamente por não necessitar de instalação.
