Quando falamos em controle de férias, devemos lembrar que esta ação é fundamental para que a empresa possa manter a sua operação funcionando com excelência enquanto um trabalhador tira o seu período de recesso.
Nessa lógica, a prática trata-se de uma conduta que cumpre as exigências da legislação trabalhista e resguarda o seu negócio. Sendo assim, é pelo controle que os colaboradores têm o descanso necessário para recarregar as energias, sem que outros setores sejam sobrecarregados ou que haja interrupções na operação da empresa.
Logo, com uma estratégia clara de administração, o gerenciamento das férias promove um ambiente de trabalho saudável, respeitoso e muito produtivo.
Pensando nisso, hoje apresentamos 8 dicas práticas para você garantir uma gestão eficiente das férias, minimizando erros e alinhando as expectativas de colaboradores e gestores. Siga a leitura e confira!
O que é controle de férias e por que essa prática é essencial?
É a conduta administrativa que se encarrega de monitorar e gerenciar os períodos de descanso dos colaboradores, a fim de assegurar que todos tenham direito ao tempo de pausa previsto pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).
Segundo a legislação brasileira, o trabalhador adquire o direito às férias de até 30 dias, após completar 12 meses de trabalho (período aquisitivo), cabendo à empresa nos 12 meses subsequentes (período concessivo) a concessão do tempo de recesso.
A empresa fica obrigada a conceder o tempo de licença sob pena de, caso esse prazo não seja cumprido, pagar a remuneração do colaborador em dobro. Assim, é papel da gestão de férias evitar que a organização incorra em penalidades legais.
Portanto, tal prática é essencial para que haja segurança legal para o negócio e, também, para que se desenvolva um ambiente de trabalho colaborativo, que impede que uma ou mais equipes fiquem sobrecarregadas por causa de ausências simultâneas.
Por exemplo, se uma equipe inteira de atendimento ao cliente saísse de férias ao mesmo tempo, a empresa enfrentaria dificuldades em manter a qualidade do serviço e correria o risco de perder contratos importantes.
Vale ainda ressaltar que, quando o processo de folgas é bem administrado, os colaboradores se sentem mais valorizados e motivados a trabalhar, porque sabem que a empresa se preocupa com o seu bem-estar.
8 dicas para o controle eficiente das férias na sua empresa
Cada organização define qual é o melhor modo de lidar com os períodos de recesso, em vista da realidade do seu quadro de funcionários, entretanto, existem práticas que se repetem nos negócios que têm sucesso na gestão. Logo, é importante que você:
1. Estabeleça uma política clara de férias
Defina uma política interna transparente, esse é o primeiro passo para garantir que o controle de férias funcione sem divergências, então, inclua:
- Regras sobre o pedido e aprovação das férias (ex.: prazos para solicitação);
- Critérios de elegibilidade, como a possibilidade de dividir o período de férias em três partes, conforme o que permite o Código Trabalhista;
- Quem são os responsáveis pelo processo, indicando com quem o funcionário deve conversar sobre o planejamento das férias.
Uma possibilidade de conduta para evitar mal entendidos é a sua empresa definir que pedidos de férias para períodos festivos (como Natal e Ano Novo), devem ser feitos com três meses de antecedência para garantir uma melhor organização.
2. Mantenha um calendário de férias atualizado
Tenha um calendário onde todos visualizem a programação de férias, evitando que colaboradores da mesma equipe saiam ao mesmo tempo. Para isso:
- Utilize cores diferentes para cada setor no calendário, facilitando a identificação de períodos críticos;
- Atualize o calendário periodicamente para incluir mudanças inesperadas, como adiamentos ou antecipações obrigatórias;
Assim, você garante a cobertura das funções essenciais da sua empresa. Por exemplo, durante o período de férias escolares, quando muitos colaboradores pedem folga, você consegue reorganizar a equipe para evitar impacto na operação.
3. Monitore e atualize regularmente os registros de férias
Manter um registro preciso das férias acumuladas e utilizadas é fundamental para mitigar os desafios organizacionais que impactam o seu caixa, por isso:
- Use sistemas digitais para automatizar o cálculo dos saldos de férias;
- Faça auditorias para identificar riscos como férias vencidas não concedidas;
- Realize verificações mensais ou trimestrais para evitar surpresas, como passivos trabalhistas;
Por exemplo, se um colaborador acumular férias vencidas, além do pagamento em dobro, a empresa poderá enfrentar problemas legais na esfera jurídica se este trabalhador iniciar um processo, por exemplo.
4. Ofereça flexibilidade na escolha das datas de férias
Permita que os colaboradores escolham as suas férias com antecedência, isso aumenta a satisfação e o engajamento dos trabalhadores com a sua empresa. Então:
- Negocie as datas para conciliar os interesses do colaborador e as demandas do negócio;
- Ofereça a possibilidade de tirar férias parciais em épocas estratégicas para ambas as partes;
- Priorize o recesso escolar para as férias de colaboradores com filhos em matriculados na escola;
Por exemplo, um colaborador pode preferir tirar 10 dias em julho para viajar com a família e deixar o restante para as festas de fim de ano e, se possível, adequar-se a isso manterá este funcionário descansado e produtivo.
5. Utilize um sistema de gestão de férias integrado
Use ferramentas digitais, pois são grandes aliadas na organização das férias. O SISPRO Gestão de Pessoas é uma solução que:
- Centraliza o registro e acompanhamento das férias de todos os colaboradores;
- Automatiza solicitações e cálculos, como o saldo de férias e os adicionais;
- Reduz os erros manuais de agendamento e garante transparência nas solicitações;
Com a plataforma certa, a empresa pode acompanhar em tempo real quais funcionários solicitaram e quais estão em férias, o que evita conflitos de agenda e facilita a cobertura das ausências.
6. Comunique-se regularmente com a sua equipe
Lembre-se que todos precisam entender e respeitar as regras de férias, por isso, utilize o espaço das reuniões para:
- Alinhar expectativas e esclarecer dúvidas;
- Informar mudanças nas políticas ou prazos relevantes para o planejamento de férias;
Por exemplo, antes de um período de férias coletivas, é essencial que haja uma reunião para fortalecer a gestão de pessoas e explicar o impacto da medida, definindo a programação de retorno às atividades.
7. Planeje a cobertura das ausências
Uma boa gestão de férias inclui a organização das tarefas para que as ausências não afetem a produtividade do negócio, para isso, lembre-se de:
- Alinhar com a equipe quem será o responsável por cobrir determinadas funções;
- Avaliar a possibilidade de contratar temporários durante períodos de alta demanda que coincidam com as férias de funcionários-chave.
Por exemplo, empresas do setor de varejo podem contratar funcionários temporários durante as férias de vendedores, garantindo que as metas de vendas não sejam prejudicadas.
8. Reavalie e ajuste as práticas regularmente
Faça revisões do controle de férias, para que você consiga identificar pontos de melhoria e implementar ajustes necessários antes que problemas surjam. Então:
- Solicite feedback dos colaboradores sobre a política de férias;
- Realize reuniões de revisão com os gestores para discutir possíveis melhorias;
- Esteja atento à política de folga das empresas de sucesso do seu setor;
Por exemplo, após um ciclo de férias, a equipe pode sugerir ajustes no calendário ou nos procedimentos de aprovação, o que vai ajudar você a tornar o processo mais ágil.
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Quando você tem um controle de férias eficiente, consegue o equilíbrio entre as necessidades da sua empresa e o bem-estar dos seus colaboradores. E o melhor é que, ao seguir essas 8 dicas, você mantém produtividade e garante conformidade legal.
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