Administrar o padrão de presença dos funcionários é uma tarefa importante no universo da gestão corporativa, visto que garante a organização interna e a conformidade do trabalho dos colaboradores com o que é estipulado pelas leis trabalhistas.
Nesse cenário, entender como monitorar com assertividade a jornada dos trabalhadores faz toda a diferença na administração presente da empresa e no planejamento de ações futuras, como é o caso da contratação de mais pessoas por área.
Por isso, hoje trataremos sobre os diferentes métodos de controle de presença e as vantagens e desvantagens de cada modelo, a fim de ajudar você a escolher a solução que mais se encaixa no seu negócio, respeitando a Legislação. Confira!
O que é o controle de presença dos funcionários?
Para contextualizar o que vamos tratar neste texto, vale reforçar que o controle de presença diz respeito ao processo pelo qual uma empresa monitora e registra o horário de entrada, saída e intervalos de cada um dos seus funcionários.
Tal prática é fundamental para assegurar que os colaboradores estejam cumprindo com as suas jornadas de trabalho, configurando um dos importantes indicadores de departamento pessoal que aponta a conduta do empregado, conforme foi contratado.
Assim, a administração da presença mede a assiduidade e a produtividade dos colaboradores, fatores que são importantes na consideração das folhas de pagamento e, também, para a conformidade com as normas trabalhistas.
O que a Legislação diz sobre o controle de presença?
No Brasil, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), em seu Artigo 74, determina que toda empresa com mais de 20 colaboradores tem o dever registrar as horas trabalhadas dos seus funcionários.
Assim, destacamos que, embora as empresas com menos 20 colaboradores não sejam obrigadas a manter esse controle, fazê-lo beneficia a administração, já que os gestores passam a ter mais dados para analisar a contribuição de cada empregado para o desenvolvimento do negócio.
Atualmente, a previsão legal exige que os registros sejam precisos e, ainda, recomenda que as informações sejam armazenadas por pelo menos cinco anos, o que é mais garantido a partir de ferramentas online, com armazenamento na nuvem.
Por exemplo, a Portaria 671, substituiu normas anteriores, como o Decreto nº 10.854/2021. Assim, foram introduzidas novas regras para a gestão do ponto eletrônico, de modo que as soluções digitais são cada vez mais indicadas para este processo.
Quais são os benefícios de fazer um controle de presença eficiente?
Quando falamos em fazer uma gestão assertiva da assiduidade dos funcionários, mais do que cumprir a legislação, estamos tratando da administração de informações que podem ser decisivas na sua empresa. Com o controle de presença, você:
Garante o cálculo correto de horas trabalhadas
Um sistema de controle de presença eficiente facilita o cálculo exato das horas trabalhadas, o que se traduz em uma folha de pagamento justa, que considera com precisão as horas extras e as faltas não justificadas.
Tem total segurança jurídica
Ao seguir as normas estabelecidas pela legislação, a sua empresa assegura que estará respaldada em casos de litígios trabalhistas relacionados, por exemplo, ao descumprimento de horários e ao acerto das horas adicionais trabalhadas.
Assegura a transparência no trabalho
Uma boa solução de administração de ponto oferece a você a visibilidade que permite a construção de ambiente de trabalho mais produtivo, de modo a reduzir custos no seu RH graças à transparência que a solução eletrônica traz sobre as jornadas de trabalho.
Faz uma boa gestão de ausências e férias
Se o controle é bem feito, você monitora com assertividade as ausências e o planejamento de férias dos empregados, o que garante que a distribuição das escalas de trabalho respeite a todos os colaboradores.
Conheça os tipos de controle de presença e saiba qual escolher para a sua empresa
Existem diversos métodos de controle de presença e a escolha do sistema ideal dependerá das necessidades específicas da sua empresa, por isso, confira os modelos e pense em cada um aplicado à realidade do seu negócio:
Sistema Manual
Envolve o uso de livros onde os funcionários anotam manualmente os seus horários. Tem baixo custo; mas é mais suscetível a erros e fraudes; menos eficiente para empresas com um número maior de colaboradores e, gera muito papel armazenado, considerando que os registros precisam ser guardados por 5 anos.
Sistema Mecânico
Nesse método, utiliza-se um cartão onde o trabalhador “bate o ponto” em uma máquina que fica na sua empresa. Contudo, é um modelo que tem se tornado cada vez mais obsoleto em razão da manutenção do aparelho, que é periodicamente necessária.
Sistema Eletrônico
A exemplo do controle biométrico, esses métodos oferecem facilidade de uso. Como na implantação do ponto eletrônico, entendemos que são soluções de maior investimento, mas que “se pagam” pela automatização e pela segurança da gestão da jornada trabalhada.
Sistema na Nuvem
É a opção mais moderna e flexível, pois permite que as informações sejam acessadas e geridas de qualquer lugar, ideal para empresas com equipes remotas. Também, é a melhor via para garantir o armazenamento dos dados por 5 anos, conforme a Legislação solicita.
3 dicas para você escolher o melhor sistema para a sua empresa
Sabemos que esta escolha pode ser difícil, já que além da praticidade trazida pela solução, você precisa considerar e planejar o investimento necessário. Por isso, para que os seus recursos sejam seguramente empregados, considere:
- A integração com outros sistemas
Escolha um sistema que possa se integrar com outras soluções que você utiliza, como com a gestão de folha de pagamento e os indicadores de RH, isso otimiza o fluxo de trabalho e reduz erros.
- O suporte oferecido
Garanta que o fornecedor do sistema ofereça um suporte comprometido com o sucesso da sua equipe ao usar a solução. Por exemplo, questione as opções de manutenção e como é realizada a ajuda em casos de problemas.
- A segurança da informação
Verifique como este sistema garante a segurança e confidencialidade dos dados dos funcionários, de modo a respeitar a LGPD, a partir de recursos como a criptografia e os protocolos de segurança apropriados.
Faça como gigantes e evolua no controle de presença dos seus funcionários!
O controle de presença é essencial na gestão de uma empresa e escolher o sistema certo faz uma grande diferença na eficiência e na precisão da administração das jornadas de trabalho.
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