Independente do porte da sua empresa, para que tenha bons resultados, é preciso estar atento a todos os dados divergentes e a todos os processos, que precisam estar estruturados e de acordo com as normas que regem o setor de atuação. Dados divergentes são informações erradas em relação a um determinado padrão, algo que não corresponde ao conteúdo informacional estabelecido anteriormente.
Uma solução de Gestão Fiscal seria o suficiente para evitar que erros pequenos, como esse relacionado aos dados, acontecessem. Um dos erros mais comuns relacionados aos dados divergentes é quando ele atinge a área de controle fiscal de uma organização. Um exemplo é quando informações erradas são colocadas na Nota Fiscal Eletrônica, sejam elas referentes ao comprador, valores do produto ou os serviços adquiridos.
Enfim, todos os dados errôneos geram problemas consideráveis para as organizações e, por conta disso, precisam ser evitados. Visando esclarecer de uma vez por todas esse conceito, neste artigo, além de explicar o que significa o conceito (o que fizemos acima), enfatizar a importância de uma estruturação de dados adequada, entre outros pontos. Continue a leitura e saiba mais!
Qual a importância de uma boa estruturação de dados?
Uma estruturação de dados eficiente auxilia sua empresa quando o assunto é a legislação. É preciso que seja realizada uma validação prévia dos dados que serão estruturados, para que assim, mais a frente, não aconteça de a empresa ter que pagar por pequenos erros que, com o passar do tempo, ficaram grandes.
Pensando por esse lado, a estruturação de dados, além de fazer parte do processo de Gestão Fiscal, podemos considerar que é o primeiro passo para um caminho correto que os processos relacionados a dados devem fazer. Tudo inicia pela estruturação, sem realizar esse processo é possível que um pouco mais a frente haja problemas, que poderiam ser evitados.
Como acontece a divergência de dados?
As divergências de dados acontecem das maneiras mais simples que se possa imaginar e, em diversos setores de uma organização. São acontecimentos considerados comuns no “mundo” corporativo. A seguir apresentaremos 5 setores e seus principais exemplos de como acontecem a divergência de dados.
– No operacional – repasse inacabado de comandos e trâmites de produção entre os colaboradores;
– Na produção – informações incorretas sobre processos e quantidades de insumos que são exigidos no processo de produção;
– Na gestão de pessoas – cadastro registrado de maneira errada em relação aos dados curriculares dos colaboradores e, também, os cálculos incorretos de horas trabalhadas;
– No controle financeiro – erros de registro das entradas e saídas de valores do caixa da empresa, bem como o repasse de informação incorreta sobre valores necessários para as transações realizadas pela organização;
– No controle fiscal – um dos exemplos mais comuns é a introdução na NF-e de informações erradas sobre o consumidor e sobre os valores dos produtos ou serviços obtidos.
Quais problemas os dados divergentes geram no Controle Fiscal?
Como apresentado anteriormente, um dos problemas mais comuns decorrentes dos dados divergentes no Controle Fiscal é o erro nas informações da NF-e, e esse erro pode acarretar diversos problemas.
O retrabalho é um dos principais problemas que esse erro pode acarretar, pois vai demandar que pelo menos um profissional da área fique responsável pela tarefa de conferir novamente os dados. Porém, esses erros também ocorrem por que muitas empresas ainda fazer essa tarefa de forma manual. Para resguardar a sua empresa e evitar eventuais transtornos no dia a dia, o melhor a se fazer é investir em uma solução inteligente e tecnológica.
Proteção de Dados
O trabalho com os dados divergentes é bastante prejudicial para as organizações, tendo em vista a existência da nova Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), as empresas precisam evitar tais transtornos.
A utilização de qualquer tipo de informação inconsistente ou equivocada em cadastros de colaboradores e/ou clientes, pode vir a prejudicar a sua empresa judicialmente, causando o gasto financeiro que poderia ser evitado. Abaixo você pode conferir algumas dicas para evitar esse tipo de transtorno.
Confira 3 dicas para evitar dados divergentes
1 – Eliminar os documentos em papel
A primeira dica é eliminar documentos em papel e suas possíveis digitalizações. Por que isso é necessário? Se a sua empresa passou pela fase de digitalizar todos os documentos e se ela ainda possui os documentos em papel, isso pode favorecer o erro, pois pode acontecer uma divergência nos dados. Por isso é necessário automatizar esses documentos.
2 – Passar a ter todos os documentos de forma eletrônica
Depois de eliminar todos essa documentação em papel é a hora de ter todos os documentos de forma eletrônica. Duas das ferramentas mais usadas pelas organizações são os contratos eletrônicos e as assinaturas eletrônicas. Esses dois recursos são importantes pois eles mantem a integridade e a autenticidade das informações nos determinados documentos.
3 – A solução SISPRO Gestão Fiscal é a melhor para sua empresa!
Em se tratando de dados divergentes, a solução de Gestão Fiscal da SISPRO faz uma validação prévia dos dados para que mais a frente não ocorra erros. Além de ser uma solução 100% cloud, os usuários podem acessá-la de onde estiverem e no momento que quiserem, é necessário somente um login e senha.
A automatização de todos os documentos é feita de maneira eficiente, evitando assim que os profissionais da área otimizem seu tempo de trabalho e evitem o retrabalho. Ficou interessado em conhecer a solução SISPRO Gestão Fiscal? Fale hoje mesmo com os nossos consultores e saiba mais informações sobre a tecnologia que vai por fim nos dados divergentes da sua empresa!
