A emissão da Nota Fiscal Eletrônica na empresa é uma importante atividade não só para cumprir uma obrigação fiscal, tributária, mas também como consolidação e fechamento de um negócio. Além disso, é fonte de informação para acompanhamento de vendas e metas da empresa.
Mas mesmo tendo tanta importância, a atividade em si de emissão da Nota Fiscal Eletrônica não pode ser uma tarefa complexa, cara ou demorada. Esta atividade não deve consumir recursos ou esforço importantes da empresa, pois estes devem estar direcionados à gestão do negócio, do relacionamento com seus clientes e com seus colaboradores.
É importante que a aplicação utilizada para emissão da Nota Fiscal Eletrônica esteja alinhada e aderente ao processo de venda da empresa, sendo ágil, rápida e econômica.
Uma ótima aplicação é utilizar programas que estão acessíveis a qualquer momento de qualquer local devido à redução de custo. Programas on-line, disponibilizados nas nuvens (Cloud), não necessitam de instalação nos computadores da empresa. Seu acesso é realizado pela internet e requer apenas uma conta e senha de acesso, o que facilita a contratação e reduz o tempo de instalação.
Utilizar programas desenvolvidos em tecnologias modernas que apresentam aparência intuitiva agiliza a operação de emissão de Nota Fiscal Eletrônica, pois diminui a curva de aprendizado dos funcionários, é de fácil operação e rápido. Verifique se a aplicação oferece treinamentos gratuitos e remotos pela internet para facilitar e reduzir o custo de treinamento.
Fique atento aos limites do programa como número de notas a emitir para que possa atender as necessidades de sua empresa. Existem programas com limitação e sem limitação dependendo do plano contratado.
Os programas devem ter implementadas as funcionalidades essenciais ao gerenciamento de suas notas como a emissão da Nota Fiscal Eletrônica e do Documento Auxiliar da NF-e (DANFE). No caso de emissão da Nota Fiscal Eletrônica Consumidor, o programa deve gerar e imprimir o Documento Auxiliar da NFC-e (DANFE NFC-e).
O programa também deve realizar a remessa automática dos arquivos da Nota Fiscal Eletrônica ao destinatário e encaminhar estes mesmos arquivos ao contador para contabilização. Se a remessa for configurável, a tarefa fica automatizada e agiliza o processo. No caso da Nota Fiscal Eletrônica Consumidor, o programa deve prever o envio do arquivo ao consumidor caso ele requisite.
Programas que tenham a funcionalidade de armazenamento das Notas Fiscais Eletrônicas por pelo menos o prazo de cinco anos, atendendo a demanda da legislação, evitam rotina manual de salva dos arquivos. É interessante que também disponibilize a possibilidade de configurar o backup destes arquivos em outros sites ou drives, como requer os quesitos de segurança de dados, pois isto evita cópias manuais e esquecimentos.
Importante é contratar programas que dêem garantia de implementar as novas mudanças que surgirem conforme a legislação, para que não corra risco de não conseguir emitir a nota devido ao não atendimento da legislação quando houver alteração. Cabe ressaltar que o projeto da Nota Fiscal Eletrônica tem mais de 10 anos e ainda recebe acréscimos na legislação alterando leiaute da NF-e e regras de validação, DANFE e contingências todos os anos.
