Dentro das organizações, independente do porte, acontecem erros contábeis e, por incrível que pareça, esses erros se tornam recorrentes devido à falta de organização, podendo colocar as empresas em apuros. A falta de gestão ou a gestão incorreta dos processos ligados à contabilidade abrem brechas para multas e outras penalidades fiscais e judiciais.
Muitas obrigações são estabelecidas por lei e devem ser cumpridas pelas empresas, por conta disso, ter profissionais com conhecimento aprofundado nas principais características da área de contabilidade é imprescindível.
O papel da área de Contabilidade dentro das organizações é fundamental, pois além de evitar os chamados problemas contábeis, ajuda também nas tomadas de decisões e na preservação da saúde financeira do negócio. Os contadores possuem também a responsabilidade de apresentar à equipe diretiva das organizações todos os valores relacionados aos custos, receitas, despesas, lucros, ativos e passivos.
Porém, neste artigo vamos focar no reconhecimento dos 8 principais erros contábeis cometidos pelas empresas e nas formas de resolução desses problemas. Você quer saber como pode evitar que esses problemas ocorram na sua empresa? Então, leio o texto completo abaixo!
Como os erros contábeis afetam as organizações?
Vamos começar primeiro falando sobre como esses problemas contábeis afetam as empresas. Precisamos ter em mente que é praticamente impossível não cometer algum desses erros, principalmente quando não se tem um conhecimento amplo sobre o cumprimento de todas as atividades e obrigações que afetam o desenvolvimento das empresas.
Por conta disso, é importante ter uma equipe de profissionais qualificados e, ainda, uma solução tecnológica como aliada para otimizar a administração da rotina do setor contábil de uma empresa.
Mas, e quando esses erros contábeis acontecem, como eles realmente afetam as organizações? Os erros podem prejudicar o desempenho financeiro dos negócios e levar muitos desses negócios à falência. Entretanto, é necessário estudar as características de cada empresa e sua conjuntura.
Os erros contábeis podem prejudicar as relações das empresas com os seus investidores, impedindo assim o crescimento financeiro de ambos, além de afetar seriamente o fluxo de caixa e chamar atenção das autoridades fiscais por conta de improbidades.
A regularidade financeira, além da regularidade contábil, garante a credibilidade das empresas e quando os erros ocorrem, eles afetam diretamente o “bolso” da empresa e a sua credibilidade.
E você sabe quais são os erros mais comuns da área contábil de uma empresa? E como esses erros podem afetar essas empresas? Foi pensando em auxiliar as empresas nesse sentido, que resolvemos listar 8 dos principais problemas contábeis vivenciados pelo mercado hoje e algumas dicas de como evitá-los.
Os 7 principais erros contábeis das empresas e dicas de como evitá-los
Nos tópicos abaixo você pode conferir 7 dos principais erros contábeis que empresas de todos os portes cometem e algumas dicas de como evitar que esses erros acontecem. Confira!
1 – Não desenvolver uma agenda tributária própria e apropriada para o negócio
O cumprimento dos pagamentos e obrigações de instituições federais demanda muita atenção das empresas, pois o volume de transações que ocorrem pode gerar muita confusão. Em relação aos tributos, os problemas podem ser maiores, sendo tanto trabalhista, quanto fiscal. A perda do prazo de entrega é uma das principais causas desse problema, além do envio de declarações equivocadas.
Como evitar? É necessário desenvolver uma agenda tributária própria, assim a empresa evita que esses erros aconteçam e afetem seriamente o negócio. Uma das soluções mais utilizadas para esse tipo de problema é a utilização de um sistema de gestão tecnológica, pois essas soluções emitem relatórios, com insights importantes para as empresas.
2 – Acumular atualizações de lançamentos e conciliações
Essa também é uma falha que as empresas cometem constantemente, a não atualização dos lançamentos e conciliações. Isso atrapalha o desenvolvimento do negócio, pois se esses dados não estiverem atualizados o risco de tomar decisões equivocadas é grande, porque os relatórios vão passar a não refletir a situação atual da empresa.
Como evitar? É necessário criar (se a sua empresa ainda não tiver) ou manter uma rotina, em que esses lançamentos sejam comunicados para as pessoas certas, evitando que as atualizações passem despercebidos e que problemas sérios aconteçam.
3 – Manter desorganizados a documentação fiscal
Da mesma maneira que se deve manter as atualizações das conciliações e lançamentos em dia, todos os documentos relacionados ao setor contábil precisam estar devidamente organizados.
Esses dados, com números importantes para a empresa, precisam ser comprovados perante os órgãos fiscais responsáveis e, quando os números não coincidem com os apresentados, isso pode acarretar muitos problemas para as empresas.
Logo, se eles estiverem devidamente atualizados e os números não “baterem” com os apresentados, esses documentos ajudam a identificar e provar onde estão os erros.
Como evitar? Os documentos precisam ser guardados, inclusive com versões digitais se for necessário e que eles sejam guardados por mais que 4 anos, pois eles servem como prova para validar os números apresentados pela empresa. Para além disso, se a sua empresa não tiver disponível esses documentos e a RFB solicitar, a multa pode ser alta.
4 – Falhar nos cálculos
O desenvolvimento dos livros contábeis anuais é uma atividade que exige bastante atenção. Se não houver uma inspeção dos valores que foram lançados, as chances de haver problemas aumentam. Os problemas mais básicos como: erros de digitação ou desatenção na hora da conferência destas informações, podem acarretar sim, grandes problemas financeiros para as empresas.
Como evitar? Esse é um dos problemas mais tranquilos de ser revertido, mas para que isso não aconteça é preciso ter muita atenção na hora de realizar os cálculos. Não é uma tarefa fácil, mas ela pode sim ser evitada se houver um pouco mais de educação contábil.
5 – Falhar na entrega das escriturações da área fiscal
As escriturações fiscais relacionadas ao SPED, principalmente, demandam atenção, tanto na hora do preenchimento, quanto na hora de fazer as entregas dos documentos. Espaços em branco e valores incorretos, são as falhas mais recorrentes.
Como evitar? A solução é fazer com que o profissional de contabilidade da sua empresa realize as devidas modificações e, antes ainda de acontecer essa falha, manter as documentações em dia ajudam muito.
6 – Não possuir profissionais capacitados
A maior parte dos erros pode ser evitada se a empresa possuir um profissional da área ou até uma consultoria da área, para elaborar os processos de todas as fases da gestão contábil. Essa função não pode ser do gestor, ela precisa ser designada para alguém que seja realmente profissional da área.
Como evitar? Somente uma equipe com todas as qualificações pode cuidar de todos os processos da área, além de fornecer orientações possíveis sobre a manutenção e a organização de documentos, além de resolver os imprevistos do dia a dia.
7 – Falhar na emissão das NFs
Os erros de preenchimento dos campos são os mais comuns, por isso o cuidado junto com a paciência é um combo necessário nessa hora, principalmente quando não se tem tanta experiência na elaboração desses documentos. Esses erros podem acarretar o pagamento de impostos desnecessários ou multas.
Como evitar? A automação de processos é uma boa aliada nessas horas, principalmente no processo de elaboração da Nota Fiscal. Um software de Gestão Contábil oferece diversas funcionalidades importantes para garantir eficácia no desenvolvimento da tarefa.
A SISPRO já saiu na frente nesse quesito, pois oferece aos clientes o SISPRO ERP Cloud, que estimula uma gestão contábil prática, eficiente, segura e 100% na nuvem. Afinal, há maior controle na execução dos processos, o que gera níveis surpreendentes de produtividade. Agora que você já conheceu os principais erros contábeis, Solicite uma demonstração agora mesmo!
