Ao realizar negócios que implicam na saída de mercadorias as empresas contribuintes de ICM e IPI necessitam emitir a Nota Fiscal Eletrônica, tarefa que abrange um processo com várias atividades.
Antes de tudo é preciso atender os pré-requisitos para emitir uma Nota Fiscal Eletrônica: possuir certificado digital, adquirir ou adaptar o programa emissor de notas da empresa para emissão de Nota Fiscal Eletrônica e credenciar-se na Secretaria da Fazenda.
O Certificado Digital é necessário para assinar a Nota Fiscal Digital, o que confere à nota a identificação do emitente de forma única atestando a autenticidade da nota. O Certificado é uma “identidade virtual que permite a identificação segura e inequívoca do autor de uma mensagem ou transação feita em meios eletrônicos” e deve ser adquirido de Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil. O site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) disponibiliza uma lista das Autoridades Certificadoras.
A legislação da Nota Fiscal Eletrônica define que deve ser utilizado o Certificado tipo A1 ou A3. O tipo A1 é armazenado diretamente no computador e o tipo A3 é armazenado em cartão ou token criptografado. Um cuidado essencial é controlar a validade do Certificado para renovar com antecedência, pois se a validade vence não é possível mais emitir NF-e.
O Certificado, além de assinar a nota, é utilizado para assinar as demais mensagens que envolvem a NF-e como, por exemplo, solicitação de cancelamento de NF-e. Também é utilizado nas comunicações com o SEFAZ (durante a transmissão das mensagens).
O credenciamento para emitir a Nota Fiscal Eletrônica deve ser realizado junto à Secretaria de Estado da Fazenda do domicilio da empresa. Como os procedimentos de cada Secretaria da Fazenda tem diferenças, para registro verifique diretamente na Secretaria da Fazenda de seu domicilio os passos para o credenciamento. Na Secretaria da Fazenda do Rio Grande do Sul, por exemplo, está disponível o “Manual de Credenciamento” do Sistema Nota Fiscal Eletrônica contendo detalhamento e passo a passo do processo de credenciamento a ser seguido.
Usualmente as empresas se credenciam inicialmente na modalidade “em homologação” para efetuar testes e validar seu processo de emissão de Nota Fiscal Eletrônica. As notas emitidas “em homologação” servem para teste, simulação e não são oficiais, não possuem validade. Nesta etapa de homologação é possível corrigir eventuais ocorrências e aprimorar o processo de emissão de NF-e. Após finalizar os testes, o credenciamento deve ser alterado para a modalidade “Em produção”, permitindo a emissão oficial de notas.
A “simples” emissão de uma Nota Fiscal Eletrônica envolve vários passos:
- A empresa emissora de nota gera um arquivo eletrônico contendo as informações fiscais da operação comercial seguindo o leiaute estipulado na legislação;
- O arquivo eletrônico é assinado digitalmente, identificando assim a autoria do emissor e sendo considerado, conforme a legislação, um documento eletrônico;
- O documento eletrônico é transmitido à Secretaria de Fazenda da Unidade Federada onde está localizado o endereço do emitente, através da internet;
- A Secretaria de Fazenda estadual, ao receber a nota transmitida, realiza a verificação das informações contidas no documento eletrônico conforme as regras determinadas no Manual de Orientação do Contribuinte que pode ser obtido no site da Receita Federal;
- Não detectando nenhuma ocorrência que impossibilite a emissão da Nota, a Secretaria da Fazenda fornecerá a “Autorização de Uso” que é o protocolo de recebimento da NF-e. A “Autorização de Uso” “transforma o documento eletrônico no Documento Fiscal denominado Nota Fiscal Eletrônica”;
- Ao obter a “Autorização de Uso” a empresa gera e imprime o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). No caso de transporte de mercadoria é obrigatório que o DANFE seja encaminhado junto, pois ele tem a chave de acesso e um código de barras para facilitar a identificação da nota;
- A Secretaria da Fazenda disponibiliza no site a consulta da NF-e mediante a informação de chave de acesso do documento eletrônico;
- É também tarefa da Secretaria da Fazenda transmitir a NF-e para Receita Federal do Brasil que gerencia o repositório nacional para todas as NF-e;
- Se a nota tem como destino um endereço em outra Unidade Federativa, a Secretaria da Fazenda transmite a NF-e para a Secretaria da Fazenda do endereço do destinatário.
Nota Fiscal Eletrônica emitida, a atenção da empresa deve se voltar para o armazenamento. O emitente tem obrigação de armazenar os arquivos digitais das NF-e pelo prazo mínimo de cinco anos, que pode ser solicitado futuramente pelas autoridades fiscais.
