Uma pesquisa realizada pela ABGD encontrou um dado problemático para o cenário corporativo brasileiro: a cada 12 segundos, um documento se perde em uma empresa. Esse fato, além de preocupante, nos mostra que muitos negócios ainda não estão preparados para evitar o extravio de materiais sensíveis – que ocorre quando algum documento é corrompido ou perdido completamente.
Por isso, continue nessa leitura e descubra o que fazer em caso de extravio de documentos e como evitar esse fato na sua empresa!
Em quais circunstâncias um documento se perde?
Na rotina de uma organização, materiais importantes podem se perder por razões diversas. Dentre as causas que levam ao extravio documental, podemos destacar o armazenamento inadequado, uma vez que muitos negócios ainda são resistentes ao gerenciamento eletrônico. Nessa lógica, se os documentos são mal armazenados, os dados neles contidos ficam suscetíveis a perdas em razão, por exemplo, da má organização da equipe.
Logo, quanto mais despadronizado é o manejo dos materiais, mais inseguras ficam as informações.
O que fazer se detectar que um documento foi extraviado?
Quando falamos em documentos empresariais valiosos, falamos, na maior parte do tempo, em contratos. Assim, o extravio pode gerar uma grande dor de cabeça para a equipe, uma vez que esse material reúne dados sensíveis das partes e é essencial para formalizar a relação profissional. Além disso, quando a empresa não faz a digitalização de contratos, perder o material impresso significa, em muitos casos, precisar sinalizar a outra parte o quanto antes.
Então, confira o passo a passo do que fazer em caso de extravio:
- Identificação: verifique nos seus registros qual documento foi perdido e avalie a importância deste material para a organização.
- Levantamento: veja se existem cópias do documento e, caso não, tente recuperá-lo, procurando em backups ou até mesmo via solicitação às outras partes.
- Análise: revise se no documento existiam informações sensíveis ou confidenciais, se sim, informe prontamente a equipe responsável pela segurança da informação, a fim de que sejam tomados os procedimentos que garantam resguardo à sua empresa.
- Investigação: mantenha contato com os responsáveis pela segurança da informação e busque por condutas que possam identificar as causas do extravio na sua organização.
- Revisão de conduta: intensifique os trabalhos de segurança e identifique formas de armazenar com mais proteção os documentos. Nessa hora, um sistema para gestão de contratos pode ser um grande aliado para evitar que ocorram novos extravios.
Mesmo com o passo a passo que conduz ações pós-extravio, é inegável que não se trata de uma tarefa fácil. Isso porque além de precisar levantar muitos dados, a perda de documentos também prejudica a imagem da empresa se o pós-perda não for conduzido corretamente.
Por isso, agora vamos falar sobre como evitar o extravio!
O que fazer para evitar a perda de documentos?
Para evitar extravios de documentos, é importante investir em tecnologias que automatizam a gestão documental. Nesse cenário, o uso de plataformas em nuvem, que garantem o armazenamento seguro dos materiais, é uma boa escolha. Essa prática facilita o gerenciamento de contratos e também a formalização de acordos, uma vez que podem ser tratados por assinatura eletrônica e validados por Carimbo do Tempo.
Diante disso, ter uma gestão padronizada é sinônimo de segurança e eficiência para o dia a dia da empresa. Tal prática permite que a organização se posicione de forma sólida frente ao mercado e que garanta satisfação no atendimento dos seus clientes e parceiros.
A Sispro é referência nacional em sistema para gestão de contratos e atende centenas de clientes por todo o país. Na solução, além do gerenciamento padronizado que previne extravios de dados sensíveis, o cliente conta com o portal LGPD, que assegura total segurança às suas informações. Tem interesse em proteger melhor os seus documentos?
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