A gestão financeira das organizações e a seguridade jurídica depende diretamente do cálculo da folha de pagamentos. Assim, o artigo 225 do Decreto nº 3048/99 estabelece que a folha é um documento obrigatório, que deve ser mensalmente elaborado.
A obrigatoriedade deste instrumento reside no fato de ser um material que garante que os colaboradores sejam devidamente remunerados e, também, que a empresa cumpra as suas obrigações legais, de forma a evitar litígios trabalhistas.
Pensando nisso, elaboramos aqui um guia completo onde você encontra todos os aspectos da folha de pagamento e amplia o seu entendimento desde os conceitos básicos do documento até as melhores práticas para a gestão. Confira!
O que é folha de pagamento?
De forma prática, esse é o documento que registra todos os valores que a sua empresa deve pagar aos seus colaboradores em um determinado período.
Assim, a elaboração considera os salários, os bônus e os descontos que deverão ser pagos pela organização e, por isso, para que haja precisão no cálculo e na gestão da folha de pagamento, é importante atentar-se às faltas e horas extras de cada profissional.
Nessa lógica, o documento, ao ser mensalmente desenvolvido, serve como um instrumento de controle financeiro e contábil para a empresa, que protege o seu negócio em situações de auditorias e prestação de contas ao Fisco.
Detalhando a importância da folha de pagamento
Em primeiro lugar, vale ressaltar que a folha permite que a empresa controle com exatidão os seus custos com as pessoas que garantem o funcionamento da operação. Desse modo, o material auxilia no planejamento e na saúde financeira do negócio.
Somado a isso, o documento bem gerido evita problemas trabalhistas, a exemplo de ações judiciais quando há erros ou omissões nos pagamentos dos funcionários.
Ainda, a partir dos valores lançados na folha de pagamentos é que é garantida a conformidade com as leis trabalhistas e previdenciárias, já que estará assegurado e registrado no material o recolhimento correto dos tributos e dos encargos sociais.
Portanto, a importância deste instrumento reside no fato que um erro na folha pode acarretar multas e penalidades para a sua empresa, prejudicando o caixa do negócio e, também, compromete a imagem da organização junto aos seus colaboradores.
Os 3 pilares para calcular com precisão a sua folha de pagamentos
Uma folha de pagamento bem estruturada deverá levar em consideração muitos fatores do dia a dia dos colaboradores e do que prevê a Constituição, assim, a base para o desenvolvimento do documento é:
O salário bruto
É o valor acordado no contrato de trabalho de cada um dos funcionários, sem considerar os descontos. O salário bruto é o ponto de partida para o cálculo da folha e deve ser registrado com precisão.
Os descontos obrigatórios
- INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) – é um desconto obrigatório que varia de acordo com a faixa salarial do trabalhador e é utilizado para assegurar benefícios como a aposentadoria e o auxílio-doença.
- FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) – é uma contribuição feita pela empresa, equivalente a 8% do salário bruto do colaborador, que fica depositada em uma conta específica em nome do trabalhador.
- IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) – é descontado do salário bruto dos colaboradores que recebem acima do limite de isenção e é calculado conforme as faixas de alíquota determinadas pelo governo.
Adicionais
- Horas extras – remuneração adicional para aqueles que trabalham além da jornada de trabalho, sendo o controle dessas horas facilitado por folhas de pagamento na nuvem. O valor é calculado acrescido de um percentual estabelecido por lei.
- Periculosidade e insalubridade: são os adicionais pagos aos trabalhadores que ocupam posições expostas a condições que afetam a saúde, como agentes químicos, físicos ou biológicos.
Quais são as obrigações legais garantidas na folha de pagamento?
Além do pagamento correto dos trabalhadores, a folha tem o papel essencial de comprovar que a sua empresa está cumprindo com o que a Lei prevê no tocante aos recolhimentos trabalhistas.
Assim, o documento demonstra que a sua empresa realiza o recolhimento de impostos e faz as contribuições, principalmente do INSS e do FGTS e, também, é somente por meio deste instrumento atualizado que o seu negócio entrega as declarações fiscais.
Documentos como a GFIP, que é a Guia de Recolhimento do FGTS, e outras informações requeridas para a Previdência Social e para o eSocial só serão devidamente entregues se houver precisão na sua folha de pagamentos.
Log, vale lembrar que o descumprimento dessas leis acarreta multas, penalidades e outros problemas com os órgãos reguladores.
Como você pode otimizar a gestão da folha de pagamento?
Como vimos, a otimização do controle da folha protege a sua empresa e eleva a eficiência com que você poderá cuidar da saúde financeira do seu negócio. Por isso, confira as melhores práticas para otimizar essa administração:
- Busque por uma gestão integrada
Integrar o sistema de folha de pagamento com outros sistemas de RH e Departamento Pessoal garante que as informações estejam sincronizadas, o que descomplica o levantamento de dados e evita divergências e retrabalhos.
- Treine a sua equipe
A sua equipe deve ser capacitada para gerir o documento e estar atualizada sobre as mudanças na legislação. Importa ainda que tenham soluções eficientes para a elaboração da folha, garantindo total precisão para os números.
- Defina prazos com antecedência
Estabelecer prazos para cada etapa do processamento da folha, como o envio de dados, a conferência de informações e o pagamento dos colaboradores, evita atrasos e assegura o cumprimento adequado das obrigações legais.
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A folha de pagamento é um aspecto fundamental na gestão de recursos humanos e no cumprimento das obrigações legais da sua empresa. Por isso, ela deve ser elaborada com o auxílio de quem entende do assunto!
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