A gestão de documentos na nuvem é um imprescindível passo estratégico para mergulhar de vez a empresa na transformação digital.
Essa ferramenta já era muito utilizada antes da chegada do isolamento social, mas em um ano em que todos trabalhavam de casa, as empresas notaram seu real valor.
A alta produtividade empresarial é um dos maiores benefícios dessa gestão cloud, pois viabiliza a continuidade do trabalho, independentemente das circunstâncias.
Pensando em ampliar a consciência das organizações quanto a inevitabilidade desse proveitoso recurso, criamos este conteúdo repleto de dicas e informações.
Portanto, acompanhe a leitura até o final para conhecer as vantagens de manter uma gestão de documentos em nuvem e como fazer isso de forma apropriada.
Afinal, estimular a digitalização requer um posicionamento inovador e estruturado em ferramentas tecnológicas transformadoras. Vamos lá!
Por que a gestão de documentos na nuvem é tão importante para seu negócio?
A importância da gestão baseada na cloud computing, está em estimular a assiduidade do trabalho, especialmente no home office.
Essa tecnologia é responsável por oferecer total acessibilidade remota aliada à mobilidade no acesso às informações, dados e documentos de forma online.
Veja se você se identifica: quando o isolamento social e quarentena foram implementados, seu operacional foi prejudicado?
Sua gestão enfrentou dificuldades para efetivar o gerenciamento dos processos, pois não havia acesso direto às informações?
Isso porque há o armazenamento dos documentos nos computadores.
Você pode até pensar: “mas existem as versões digitais dessas informações, não é suficiente?”.
Não, os colaboradores e gestores não conseguem acessar tais documentos quando não estão na empresa, pois não há replicação em nuvem.
Consegue prever o impacto desse contexto de gestão reduzida e processos incompletos?
Sendo assim, a gestão de documentos na nuvem oferece atuação ininterrupta, maior segurança e redução de custos com infraestrutura e armazenamento.
Além disso, outro gargalo é extinto, o extravio de dados. Os documentos ficam armazenados em ambiente repleto de alta segurança tecnológica.
Isso sem contar a eficiência estratégica e operacional aos profissionais, que não precisam mais recorrer a acessos individualizados e documentos físicos.
Tenha relatórios, contratos, formulários, dados da gestão de pessoas e informações patrimoniais, ao alcance sempre que precisar e de onde estiver.
Quais os desafios para consolidar a gestão de documentos em nuvem?
Em contrapartida às muitas vantagens apresentadas acima, é importante destacar que há também certos desafios na migração para a nuvem.
As adversidades para implementar a digitalização contribuem para que as empresas brasileiras encontrem resistência na transformação digital.
Por isso, vamos elencar 2 desafios que podem ampliar a percepção da sua organização quanto aos passos necessários para sobrepor os obstáculos.
Processo de transição e migração para a nuvem
Quando falamos em gestão de documentos na nuvem, o primeiro passo e, em muitos casos, o mais complexo, é efetivar a transição para a nuvem.
Isso porque considera-se o volume de dados e as ferramentas para simplificar o procedimento.
Por isso é importante sempre analisar quais recursos tecnológicos permeiam seu operacional, a fim de entender sua capacidade de migração.
Criar um processo de controle às permissões e acessos
Quando a etapa de migração estiver concluída todas as informações da empresa estarão disponíveis em nuvem, mas como garantir o acesso seguro?
É justamente por isso que as melhores ferramentas cloud do mercado são compostas por amplos controles de permissão.
Somente assim é viável garantir a integridade e confidencialidade dos documentos, pois os gestores sabem exatamente quem teve acesso e quando ocorreu.
Além disso, é imprescindível oferecer treinamento aos colaboradores que terão contato direto com este recurso.
Essa ação garante mais eficiência na utilização do sistema e maior aplicabilidade dos documentos na prática.
Como implementar uma gestão eficiente de documentos cloud em sua empresa
Entre tantas aplicações cloud encontradas no mercado – assumindo que tudo hoje em dia é em nuvem, há uma que se destaca com grandes diferenciais.
Estamos falando do ERP Cloud. O software em nuvem é responsável pela máxima integração entre demandas e setores, garantindo eficiência e produtividade.
A automação online garante que a gestão empresarial seja administrada com máxima mobilidade, ou seja, não restringe sua atuação ao ambiente físico.
Além do mais, a ferramenta ideal disponibiliza diferentes módulos que atendem exclusivamente demandas como gestão patrimonial, de pessoas, fiscal e contábil, estoque e CRM, por exemplo.
Na realidade, empresas que contam com o ERP na nuvem certamente estão à frente da concorrência no mercado, pois têm a melhor vantagem competitiva.
E você, o que acha de contar com a gestão de documentos na nuvem? Certamente se tornará um grande diferencial para os resultados da sua empresa.
Acesse aqui caso precise de ajuda com essa indispensável decisão para o crescimento escalável da organização, até breve!
