Extravio de documentos, perda de prazos de renovação e vazamento de dados. Essas são algumas das situações a que estão suscetíveis as empresas que não possuem um gerenciamento eficiente de contratos. Tal situação colabora para que a rotina do negócio se torne desorganizada, com processos pouco sólidos. Por isso, preparamos nesse blog post 5 passos que todo gestor deve seguir na hora de implementar um software de gestão de contratos.
Nesse cenário, são crescentes as buscas por modernização na gestão de documentos, o que gera muitas dúvidas para aqueles que ainda não estão familiarizados com as novas tecnologias.
Siga a leitura e confira!
5 passos para implementação do software:
Por melhores que sejam, mudanças operacionais sempre geram um certo desconforto para a equipe e até mesmo para o dia a dia do negócio quando não são realizadas de maneira a incluir os colaboradores no processo. Então, separamos aqui passos que são essenciais para o sucesso da implementação:
1. Compreenda funcionalidades e benefícios
Em primeiro momento, se você estiver considerando a implementação de uma plataforma automatizada, é essencial que busque conhecer detalhes sobre as funcionalidades.
Assim, entendendo cada operação que poderá ser realizada via software, a sua equipe conseguirá quantificar os benefícios da adesão.
Por exemplo, no Sispro Gestão de Contratos, temos o Alerta de Prazos, uma funcionalidade que serve diretamente para mitigar riscos de perdas de datas importantes no trâmite contratual. Em demonstrações, fazemos questão de apresentá-lo aos clientes.
2. Prepare os seus colaboradores
Nesse processo, é fundamental que os seus colaboradores sejam conscientizados sobre como o software impactará o dia a dia da empresa, desburocratizando processos e trazendo otimização. Desse modo, a equipe é preparada para operar a ferramenta já no processo de adesão.
Acreditamos que implantar um sistema moderno e credenciado transforma para melhor o modo como se opera. Então, você deve garantir que todo o setor que será transformado compreenda essa melhora, gerando uma operação engajada e segura.
3. Escolha o software ideal para você
São muitas as soluções disponíveis no mercado, e justamente em razão da quantidade de ofertas, conhecer funcionalidades é importante para compreender como será a gestão de informações.
Soluções que não dispõe de Biblioteca de Modelos e Relatórios Automatizados dificilmente conseguirão otimizar de fato a rotina do negócio.
Além disso, se a sua empresa cuida de mais de 500 contratos, operar sem Workflow de Aprovações pode ser um verdadeiro desafio. Logo, ao escolher o software, certifique-se de que ele é o ideal para a sua realidade.
4. Veja a possibilidade de integração com plataformas de assinatura eletrônica
Uma vez que a sua equipe adota o gerenciamento eletrônico de documentos, é essencial que também passe a incentivar o uso de assinaturas eletrônicas.
Isso porque a prática torna o andamento do contrato mais ágil e seguro, fazendo com que a empresa reduza o tempo que levaria para coletar assinaturas presenciais.
Então, o software escolhido deverá ser integrável a plataformas legalmente reconhecidas de assinatura. Assim, você garante total otimização para os seus processos.
5. Considere a implantação como o começo de uma constante evolução
Quando já tiver escolhido o software e começar o processo de implantação lembre-se sempre que a sua empresa cresce junto com os resultados proporcionados pela plataforma.
Dessa forma, a redução de burocracia deve liberar a sua equipe para focar em projetos estratégicos, que impulsionam o seu negócio.
Pensar em transformação pela tecnologia, é pensar em colaboradores que antes eram onerados por retrabalhos e que, agora, se dedicam a ações mais vantajosas. Por isso, além de resolver problemas corriqueiros, a implantação é um passo na evolução da empresa.
50 anos de experiência em oferecer inovação para o mundo corporativo
Há mais de 5 décadas, a Sispro oferece soluções para empresas que buscam simplificar as suas rotinas de trabalho e agregar padronização para os seus processos.
No Sispro Gestão de Contratos, funcionalidades como Dashboard, Biblioteca de modelos e Portal LGPD garantem inovação, praticidade e segurança para a gestão contratual.
Se você deseja conhecer a plataforma Sispro na íntegra e começar a trilhar os passos para a evolução da sua gestão de contratos, fale conosco hoje mesmo!
