Se você trabalha com a gestão dos contratos do seu negócio e sente que precisa buscar uma forma mais eficiente de administrar todo esse processo, você veio ao lugar certo!
Desconfio que você começou com poucos contratos, realizando controles manuais que, até então, atendiam bem às necessidades. Porém, o tempo passou, o volume de documentos aumentou e você, que usava uma planilha simples, começou a incrementá-la com mais abas, mais fórmulas, macros no Excel, e quando se deu por conta, estava perdendo o controle da situação. Acertei?
Muitos profissionais enfrentam este problema e, de fato, não é fácil lidar com as falhas do controle manual ao gerenciar uma base de contratos sem a ajuda da tecnologia e de funcionalidades específicas voltadas para essa área.
Contudo, diante disso, a boa notícia é que existe um jeito muito mais prático de trabalhar a gestão dos contratos da sua empresa e, para demonstrar isso, vamos analisar os problemas enfrentados por quem faz uma gestão antiga de contratos e quem utiliza um sistema de gestão de contratos bem eficiente.
A seguir, distribuímos em 12 tópicos os relatos colhidos nos muitos anos de experiência no atendimento às empresas que utilizam nossa solução SISPRO Gestão de Contratos, assim você pode se identificar e mensurar em qual grau de maturidade o seu processo se encontra.
Então, imagine que cada tópico que você se identificar equivale a um ponto e, no final, quanto maior for o número de pontos, mais poderemos afirmar que você precisa melhorar o seu processo de gestão de contratos! Vamos lá?
“Registro todos os meus contratos com a ajuda de planilhas eletrônicas (Excel), mas está cada dia mais trabalhoso alimentar os dados e garantir que estejam consistentes com a realidade”.
- Jeito SISPRO de fazer: Registrando os contratos no sistema, você garante padrão e consistência nos dados digitados, bem como sua disponibilidade de acesso 24 horas por dia. Por ser uma plataforma web, você pode buscar contratos importantes a qualquer hora e de qualquer lugar, sem contar nas diversas funcionalidades desenvolvidas para atender especificamente as demandas da área jurídica e de compras.
“Frequentemente enfrento dificuldade para reunir as assinaturas dentro do prazo, já que localizar as partes, contatá-las e aguardar pela disponibilidade na agenda de todos requer tempo…”.
- Jeito SISPRO de fazer: Integrado com as principais ferramentas de assinatura eletrônica do mercado (Docusign, Clicksign e D4Sign), fica fácil usufruir de todos os benefícios inegáveis que essa facilidade trouxe para a etapa de assinaturas.Com as assinaturas eletrônicas, o processo que poderia levar dias ou semanas, pode ser feito em poucos minutos. Por isso, se você ainda tem receio de usar esse tipo de assinatura, saiba que elas são confiáveis e certamente trariam um ganho enorme para a sua empresa
Conhecendo essa realidade, é muito importante que você também saiba diferenciar a assinatura eletrônica da assinatura digital.
“Já tive problemas com o extravio de documentos importantes, o que causou transtorno junto ao contratante. Além disso, precisar me preocupar em manter um espaço físico seguro para arquivo dos contratos gera um custo considerável, sem falar no gasto com impressões e com o despacho dos documentos. No final do mês, esta despesa pesa no orçamento”.
- Jeito SISPRO de fazer: Com a digitalização dos contratos e o arquivamento dentro da plataforma, você consegue reunir todas as informações necessárias num só local com poucos cliques, eliminando a necessidade de impressão.Também vale destacar que, com a solução SISPRO, não apenas o contrato e os documentos relacionados ficam disponíveis em formato digital (pdf e word) com data de início e vigências, mas você também pode importar e controlar a vigência de qualquer tipo de documento importante. Sabe aquele alvará? Você não vai mais perder o prazo de renovação.
“Perdi as contas de quantas vezes esqueci prazos de renovação de contratos importantes. Em alguns casos afetando a operação da minha empresa, já que os serviços foram paralisados”.
- Jeito SISPRO de fazer: Com a funcionalidade de alerta de prazos você sempre será avisado quando um contrato está prestes a vencer, agilizando um possível processo de renovação ou até evitando que você perca o prazo para cancelamento sem multa, resultando em economia de tempo e dinheiro para sua empresa.
“Eu perco muito tempo conferindo o preenchimento dos dados digitados na minuta para evitar erros grotescos, além do trabalho manual que é basicamente copiar e colar de um arquivo para outro”.
- Jeito SISPRO de fazer: Você pode até guardar seus modelos de contratos Word muito bem-organizados naquele diretório de templates que fica na rede, mas nada te deixa mais inseguro do que ter que alterar manualmente os dados variáveis do contrato, não é verdade?
É muito chato errar o nome, razão social, CNPJ ou qualquer outro dado ao preencher a proposta manualmente, mas esse problema deixa de existir com o uso do SISPRO Gestão de Contratos! Os recursos de editor online e biblioteca de modelos vão fazer toda a diferença no seu dia a dia, tornando fácil, rápido e seguro gerar uma minuta em questão de minutos
Esses dois recursos juntos, são um diferencial e vão fazer toda a diferença no seu dia a dia.
Com a biblioteca, você mantém os modelos disponíveis organizados e preparados, para serem utilizados por qualquer outro usuário do sistema.
Já o editor online, permite realizar as edições pontuais que podem ser necessárias na negociação de um determinado contrato.
“Infelizmente não consigo proteger 100% meus documentos dos acessos indevidos de pessoas não autorizadas. O que é um risco, pois alguns contratos contêm dados muito sigilosos”.
- Jeito SISPRO de fazer: Com o módulo de Gestão de Permissões, você consegue segregar acessos e proteger seus documentos de pessoas não autorizadas. É possível eleger gestores por tipo de contrato e definir quais usuários podem ou não interagir com os documentos de cada gestor.
“Mensalmente tenho que produzir relatórios manuais sobre valores a pagar e suas datas de vencimento para o meu setor financeiro”.
- Jeito SISPRO de fazer: O nosso sistema de contratos pode ser totalmente integrado com diversos ERP’s do mercado. Dessa forma você pode alimentar os dados de faturamento e pagamento do setor financeiro da sua empresa, além de contar com a geração de relatórios que podem ser usados na conferência de dados. Uma coisa é certa, sem informação você não fica.
“Quando somos auditados ou ocorre algum incidente em um contrato vigente, às vezes não conseguimos recuperar o histórico de aprovações daquele documento. Saber quem e quando aprovou é muito importante em alguns casos”.
- Jeito SISPRO de fazer: Com o Workflow de Contratos da SISPRO você pode refletir a sua política interna de aprovações, atribuindo as responsabilidades de cada área à pessoa que for de direito.Altamente customizável, essa funcionalidade faz brilhar os olhos dos analistas de contratos, tornando possível revisar, aprovar, reprovar, comentar, saber com quem o processo está parado e manter os registros necessários para auditoria interna.
Além disso, você vai encontrar uma gama de possibilidades para configurar um workflow adequado à sua realidade e, comoé tudo integrado com a assinatura eletrônica, você consegue fechar o ciclo completo de vida dos seus contratos pelo sistema
Como é tudo integrado com a assinatura eletrônica, você consegue fechar o ciclo completo de vida dos seus contratos pelo sistema.
“Para tentar controlar o versionamento dos meus documentos, preciso manter paralelamente a cópia de vários arquivos, mas não é um manejo muito eficiente”
- Jeito SISPRO de fazer: É possível controlar as versões dos documentos gerados pelo sistema, demonstrando as alterações realizadas entre uma versão e outra.
“Calcular os reajustes dos contratos é uma tarefa inglória, pois registro tudo de forma manual”.
- Jeito SISPRO de fazer: Com o sistema da Sispro, você não precisa se preocupar em controlar a divulgação em sites especializados quanto aos índices de preços (IGPM, IPCA, INPC, entre outros), nosso sistema faz isso automaticamente e cadastra no sistema sem nenhuma necessidade de intervenção manual!
A vantagem disso se incrementa quando você descobre que o sistema possui uma rotina de cálculo dos reajustes contratuais. Tudo isso em um único clique. Não é incrível?
“Sinto falta de poder ter um dashboard ou uma consulta mais elaborada que ajude a identificar o panorama geral da minha base de contratos, como por exemplo quantificar quantos documentos estão em cada do workflow de aprovação ou quantos estão vencendo no período corrente”.
- Jeito SISPRO de fazer: No Dashboard da Solução SISPRO, você pode realizar consultas ricas em informação, como a timeline, que permite verificar quantos e quais contratos se encontram em cada fase do Ciclo de Vida dos Contratos.
Assim você consegue visualizar o volume de documentos que precisam de atenção e priorizar o que for importante.
“Com a regulamentação da Lei Geral de Proteção de Dados, me preocupa conseguir atender as exigências dos meus clientes e fornecedores quanto a privacidade dos dados pessoais. Se alguma parte solicitar uma exclusão de dados, o que eu posso fazer?”.
- Jeito SISPRO de fazer: Uma das implementações mais recentes da Solução de Gestão de Contratos da SISPRO é o Portal LGPD. Através desse portal é possível acatar um pedido de exclusão de dados pessoais de uma pessoa física ou jurídica tenha participado de algum contrato com a sua empresa, de modo que fica garantida a conformidade com a LGPD.
Esse é um diferencial SISPRO, porque são poucos os players do mercado com esta funcionalidade!
Diante desses 12 tópicos, você consegue perceber o tamanho do benefício que um software completo pode proporcionar ao seu negócio.
E, se você se identificou com a maioria dos relatos, nós temos uma notícia: chegou a hora de mudar o jeito de administrar os seus contratos, você precisa de uma Sitema de Gestão de Contratos feito por quem entende do assunto.
Mude para o jeito SISPRO e descubra os benefícios de ter um software completo para o seu negócio.
Agora é com você! Entre em contato conosco e saiba mais sobre como nós podemos ajudar a simplificar o seu dia a dia!
