Dentro de uma empresa, há toda uma estrutura por trás para garantir que os objetivos sejam alcançados e essa estrutura é conhecida como: backoffice. Essa estrutura é fundamental, apesar de ser vista por muitos gestores como um mero custo.
O backoffice é o suporte para a linha de frente e o motivo da equipe ter algo para ir às ruas. Se mal gerido, certamente a empresa inteira terá dificuldades, pois é o alicerce, o suporte de todo o negócio. O backoffice engloba todas as áreas indispensáveis para o funcionamento de uma empresa. Em português, também é possível utilizar o termo “retaguarda” para designar essa estrutura.
Marketing, recursos humanos, tecnologia da informação, produção e desenvolvimento, financeiro, jurídico e outras áreas, todas são retaguardas de uma empresa. Sem essas áreas, dificilmente um vendedor será bem sucedido nas ruas. Os serviços elaborados sem uma estrutura por trás dificilmente se sustentam e, consequentemente, não resolvem os problemas a que se propõem.
Neste artigo, você aprende qual a importância de um backoffice para uma organização, o que ele resolve, os principais desafios, entre outros. Leia o texto completo abaixo!
Qual a importância do backoffice para uma empresa?
Mesmo após tantos teóricos, como Mervyn King e Janice Reynolds, apontando o papel crucial de cuidar dessa estrutura organizacional, muitos gestores ainda se recusam a prestar a devida atenção e valorizar a eficiência, gestão e a inovação no backoffice.
Mas a pergunta que não quer calar é: qual a importância do backoffice para uma empresa? O primeiro passo, é reconhecer a existência deste termo e sua importância de conservar os processos da retaguarda de uma empresa distante de erros e demais alterações, assim se realiza uma grande gestão de qualidade.
E é importante saber também: a retaguarda não é voltada a fazer dinheiro, mas mal gerida, pode ser um ralo dos dividendos de uma empresa. Pense em um computador. Para ver as imagens e poder trabalhar nele, há uma centena de processos ocorrendo. Enquanto escrevemos um texto, vemos na tela somente o documento e a tela do sistema operacional (interface). Por trás, há os softwares operando o hardware, com seus diversos componentes, funcionando em sua plenitude para garantir que o usuário tenha acesso a isso. Neste caso, a interface é o que importa para o usuário final, mas sem a estrutura do sistema operacional e os componentes de hardware funcionando, certamente não conseguiria utilizar o computador para produzir um simples texto. Tornar o backoffice eficiente exige principalmente uma coisa: garantir a sinergia em todo o processo.
O que o backoffice resolve?
A área de backoffice é a retaguarda das áreas administrativas de uma organização e, também, é responsável por promover a resolução dos problemas rotineiros das empresas.
A função do backoffice é também garantir o bom andamento dos processos internos e externos das empresas. Por exemplo, uma loja que trabalha com e-commerce: assim que o consumidor adquiri um produto, existe uma série de etapas que necessitam ser realizadas, como dar baixa no estoque da loja, avisar o cliente e toda a sequência da compra no site da empresa. São esses pequenos detalhes (que fazem toda a diferença), que o backoffice resolve.
Qual a diferença: backoffice x front office?
Como os nomes já se referem, um faz a retaguarda e o outro vem a frente de todos os processos de uma empresa.
Todos aqueles processos que não estão ligados de forma direta com a linha de frente (front office) de uma empresa, aquela que tem contato direto com os consumidores finais, estão no backoffice.
E essa é a principal diferença entre os dois termos, enquanto o backoffice segue na retaguarda, o front office está diretamente em contrato com o consumidor, com o público final. Na linha de frente estão as áreas que fazem parte do core business do negócio, atuando diretamente com os clientes.
Importância de garantir a sinergia e uma boa gestão no backoffice
Sinergia: essa palavra está cada dia mais comum dentro das organizações, mas independente disto ela não perde seu valor. Quando o objetivo é garantir a qualidade e eficiência das operações nas empresas, essa palavra faz ainda mais sentido no dia a dia.
Com a transformação digital, o avanço das tecnologias, redes sociais e clientes ultraconectados, a fronteira entre o que é retaguarda e o que é linha de frente está cada vez mais ofuscada.
Os clientes estão interagindo com os processos produtivos das empresas e as áreas que antes ficavam restritas aos escritórios, como marketing e setor jurídico, saem a campo para falar e interagir. Garantir a sinergia, isto é, a afinação, união, coerência e propósito entre as áreas que compõem o backoffice é crucial para ter um discurso e objetivos bem alinhados.
Esse alinhamento é importantíssimo para quem lida diretamente com o cliente com mais frequência e é fundamental para o sucesso do negócio. A própria tecnologia permite esse nível de sinergia (que exige centralização, mas permite autonomia).
A garantia de uma boa gestão de backoffice depende tanto do corpo colaborativo da empresa, quanto do auxílio de uma tecnologia de ponta. A utilização de um sistema ERP vai muito de encontro com uma gestão otimizada. Um exemplo são os negócios virtuais, que integram a plataforma com o backoffice por meio de ERPs (softwares de gestão).
Aplicativos, lojas virtuais, sistemas de logística, gestão de contratos e até gestores de mídia, tudo pode ser integrado aos ERPs, justamente na centralização necessária para garantir a sinergia.
Assim, os gestores conseguem ter uma visão completa do negócio para tomar decisões mais coletivas e de impacto positivo para toda a empresa, não somente para seus redutos ou áreas. Essa centralização também permite tornar os processos e projetos mais eficientes, enxutos e compostos somente pelo necessário, sem desperdícios.
Agora, sabendo a importância e o papel sinérgico dos ERPs nas empresas, você não acha que é hora de investir em um sistema de gestão para o seu negócio? Traçamos os motivos para sua empresa começar a projetar o uso de um sistema de gestão a partir de hoje! Confira também as principais características do SISPRO ERP Cloud clicando aqui e peça uma demonstração do nosso produto!
